■概要
従業員の入退社に伴う手続きでは、SmartHRとオフィスステーションなど複数のシステムへ同じ情報を手入力する作業が発生し、手間や入力ミスの原因になりがちです。特に、それぞれのシステムで管理している情報が異なると、確認作業も煩雑になります。このワークフローは、SmartHRに従業員が登録されると、その情報を基にオフィスステーションへ自動で従業員台帳を登録するため、smarthrとオフィス ステーション間の情報連携を効率化し、人事労務担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとオフィスステーションの両方を利用し、従業員情報の二重入力に手間を感じている人事担当者の方
- smarthrとオフィス ステーション間の手作業によるデータ転記での、入力ミスや登録漏れをなくしたい方
- 複数のSaaSを連携させ、人事関連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員が登録されると、オフィスステーションへ従業員台帳が自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- smarthrとオフィス ステーション間での手作業による転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとオフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」のアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。トリガーで取得した従業員情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定では、Webhook URLを登録するサブドメインを任意のものに設定してください。
- 分岐機能では、SmartHRから取得した情報（部署や雇用形態など）を用いて、自動登録の対象とする従業員の条件を自由に設定可能です。
- オフィスステーションの従業員台帳登録アクションでは、SmartHRから取得したどの情報をどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- SmartHR、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 【オフィスステーション】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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