kintoneで特定条件に合うレコードが追加されたら、要約してレコードを更新する

■概要

kintoneに登録される活動報告や問い合わせ履歴などの長文テキストを、一件ずつ確認するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが登録された際に、AIが内容を自動で要約し、指定したフィールドに結果を反映させることが可能になります。手作業でのkintoneの要約作成から解放され、情報の把握速度と業務の質を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneで日報や議事録などを管理し、内容確認に時間がかかっている方
• kintoneに蓄積された情報の要約を手作業で行い、非効率を感じている担当者の方
• AIを活用してkintoneのデータ活用をさらに効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneレコードの内容がAIによって自動で要約されるため、情報を素早く把握でき、本来のコア業務に集中する時間を創出します。
• AIが客観的な基準で要約を生成するので、担当者による内容の解釈や質のばらつきを防ぎ、情報共有の精度を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。
3. オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコード情報を取得します。
4. 次に、分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
5. オペレーションでAI機能の「要約」アクションを選択し、取得したレコードのテキスト情報を要約します。
6. 最後に、kintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、生成された要約をkintoneレコードの指定フィールドに反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、Webhook URLを発行し、通知を送信するkintoneアプリ側の設定を行ってください。
• 分岐機能では、要約を実行したいレコードの条件を任意で設定できます。例えば、特定のカテゴリのレコードのみを対象とすることが可能です。
• AIによる要約オペレーションでは、要約したいテキスト情報が含まれるフィールドや、生成する要約の文字数を任意で指定できます。
• kintoneのレコード更新オペレーションでは、AIが生成した要約テキストを、kintoneアプリ内のどのフィールドに反映させるかを選択できます。

■注意事項

• kintoneとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。