Asanaに特定のタスクが作成されたら、AIで必要な情報を生成し追加する

■概要

Asanaでのタスク管理をより効率的に行いたいものの、タスク作成後の情報追記や、関連情報の調査といった付随業務に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間的なコストだけでなく、情報の抜け漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが作成されたことをきっかけに、AIが必要な情報を自動で生成しタスクに追記するため、Asanaを活用したプロジェクト管理を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaでのタスク作成後の、情報収集やサブタスクの洗い出しといった業務に手間を感じている方
• AsanaとAIを連携させ、タスク管理を自動化することで生産性を高めたいと考えている方
• Asanaでの業務プロセスを見直し、チーム全体の作業効率を向上させたいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクが追加されるとAIが情報を自動生成し追記するため、これまで手作業で行っていた調査や入力の時間を短縮することができます。
• AIが指示（プロンプト）に基づいて情報を生成することで、担当者によるタスク内容の品質のばらつきを防ぎ、業務の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致したタスクの場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、タスク名などの情報をもとに、タスクに必要な情報を生成するよう指示（プロンプト）します。
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、AIが生成したテキストをタスクの詳細情報として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、トリガーで取得したタスク名などの情報をもとに、後続の処理を動かす条件を自由にカスタマイズできます。
• AI機能では、テキストを生成するための指示（プロンプト）を自由に設定できます。定型文のほか、トリガーで取得したタスク名を変数として組み込むことも可能です。
• Asanaのタスクを更新するアクションでは、AIが生成したテキストや固定の値を、タスクの詳細やコメントなど任意の項目に反映させることができます。

■注意事項

• AsanaとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。