メールで受信した日本語PDFファイルをOCRし、結果をGoogle スプレッドシートに追加する

‍■概要

メールで受信した請求書や申込書などのPDFファイル、その内容確認や転記作業に手間を感じていませんか？
特に日本語のPDFファイルをOCR処理する場合、手動での作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付された日本語PDFファイルのOCR処理からGoogle スプレッドシートへの入力までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信する日本語PDFの内容を手作業で確認・転記している経理や営業事務担当の方
• PDFからテキストを抽出するOCR処理を効率化し、チームへの情報共有を迅速化したい方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• メールで届いた日本語PDFを自動でOCR処理するため、ファイルを開いて内容を確認し転記するといった手作業の時間を短縮できます
• システムがテキストを自動で抽出して通知するため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールに添付されているPDFファイルを対象に「OCRする」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを指定のシートに入力します

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、日本語PDFファイルから抽出したい特定の項目を任意で設定することが可能です
• Google スプレッドシートへのデータ入力では、データを追加するシートを任意で指定できるだけでなく、設定内容にOCRで抽出したテキストを変数として埋め込むなどのカスタマイズが可能です
  ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924