■概要

Notionに保存した画像ファイル内のテキスト情報を、手作業でコピー＆ペーストしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに画像ファイルが追加されるだけで、画像からテキストへの変換が自動で実行され、抽出したテキストを対象のレコードに追記するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionに保存した領収書や議事録などの画像を手作業でテキスト化している方
• 画像データ内の情報を活用したいが、転記作業の工数に課題を感じている方
• 画像からテキストに変換する定型業務を自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionに画像を追加するだけで自動でテキスト化とレコードへの追記が完了するため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Notionに登録するデータの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、画像ファイルが追加された場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
4. 次に、Notionの「レコードを取得する」「ファイルをダウンロードする」アクションを順に設定し、トリガーとなったページの画像ファイルを取得します。
5. 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、ダウンロードした画像ファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、Notionの「レコードを更新する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストを対象レコードの指定プロパティに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「OCR機能」では、請求書や名刺といった特定のフォーマットを選択したり、抽出したいテキストの項目を任意で設定したりすることが可能です。
• Notionのレコードを更新する際には、OCR機能で取得した値を変数として埋め込むだけでなく、任意の固定テキストを追加することもできます。

■注意事項

• NotionとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924