Googleカレンダーで予定が作成されたら、内容に応じて参加者を追加する

■概要

Googleカレンダーでの予定作成後、会議のテーマに応じて特定の参加者を手動で追加する作業に手間を感じていませんか。特に定例会議など、毎回同じメンバーを追加する作業は繰り返しとなり、招待漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の予定が作成された際に、設定した条件に基づいて参加者を自動で追加し、こうした予定管理の煩雑さを解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーでの予定作成や参加者の管理に手間を感じている方
• 定例会議など、Googleカレンダー上で定期的に同じメンバーを招待する業務がある方
• 参加者の招待漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定が作成されると、内容に応じて参加者が自動で追加されるため、これまで手作業で行っていた招待業務の時間を短縮できます
• 手作業による参加者の設定ミスや招待漏れを防ぎ、重要な会議への案内を正確に行うことで、円滑な業務進行に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで進行先切り替え機能を設定し、取得した予定のタイトルなどの情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を設定します
4. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、条件に合致した場合に特定の参加者を追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、連携したアカウント内のどのカレンダーを対象とするか（カレンダーID）、また予定の種別や特定の検索キーワードを含む予定のみを対象とするかなどを任意で設定してください
• 進行先切り替え機能では、トリガーで取得した予定のタイトルや説明文などの情報をもとに、どのような条件の場合に参加者を追加するかを自由にカスタマイズしてください
• Googleカレンダーの予定を更新するアクションでは、追加したい参加者のメールアドレスなどを固定で設定したり、前のステップで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です

■注意事項

• GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。