■概要
紙媒体で受け取った書類をスキャンしてPDF化するものの、その後のテキスト化に手間を感じていませんか？手作業で内容をドキュメントに転記するのは時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Discordに送信されたスキャンPDFなどのファイルをOCR機能で自動で読み取り、テキストを抽出した上で新規のGoogle ドキュメントに変換し保存するため、こうしたファイル変換に関する課題をスムーズに解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にスキャンされたPDFや画像ファイルの内容をテキスト化している方
- Discordを情報共有のハブとして活用し、ファイル変換作業を効率化したいチームの方
- 手作業によるデータ転記でのミスをなくし、正確なドキュメント作成を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordにファイルが送信されるだけで自動でテキスト化され、ドキュメントが作成されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます
- 人の手による転記作業がなくなることで、入力間違いやコピー＆ペーストの漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、Discord、Google Drive、Google ドキュメントをYoomと連携する
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションに分岐機能を設定し、ファイルが添付されているメッセージのみ後続の処理に進むよう設定する
- 次に、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定する
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出する
- 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定する
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定する
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報をドキュメントに追記する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のサーバーIDやチャンネルIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、ファイルの種類やメッセージの内容など、前段のトリガーで取得した情報を基に、後続のオペレーションを起動させる条件を自由にカスタマイズできます
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です
- Google ドキュメントを作成するアクションでは、ドキュメントのタイトルを固定値のほか、ファイル名など前のステップで取得した情報を組み合わせて設定できます
- Google ドキュメントにテキストを追加するアクションでは、OCRで読み取った内容だけでなく、任意の固定テキストや他の情報を組み合わせて柔軟に設定できます
■注意事項
- Discord、Google Drive、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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