Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、新規Googleドキュメントをテンプレートから作成する

■概要

Asanaでのタスク管理と、それに紐づく議事録やレポートなどをGoogleドキュメントで作成する際に、都度手作業でドキュメントを準備することに手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、設定したテンプレートから自動でGoogleドキュメントを新規作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。Googleドキュメントを活用したタスク管理に伴う定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとGoogleドキュメントを併用し、手作業での連携に課題を感じている方
• タスク管理からドキュメント作成までの流れを自動化したいと考えている方
• Googleドキュメントの作成漏れやフォーマットのばらつきをなくし、業務を標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクを追加するだけでGoogleドキュメントが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• テンプレートをもとに書類が自動で生成されるため、作成漏れやフォーマットの個人差といったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、タスクに応じた書類を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースID、プロジェクトIDを任意で設定してください。
• 書類を発行するオペレーションでは、ベースとなるGoogleドキュメントの任意の雛形を設定でき、雛形内の任意の箇所に固定テキストや、Asanaのタスク情報（タスク名など）を変数として設定することが可能です。

■注意事項

• Asana、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。