kintoneでレコードが登録されたら、添付ファイルをOCRで読み取りKnackに追加する

■概要

kintoneに登録した画像やPDFファイルの内容を、手作業で別のデータベースに入力していませんか？
オンラインで写真のテキスト変換を手作業で行うような業務は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。

このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると、添付されたファイルを自動でOCRが読み取り、そのテキストデータをKnackへ自動で追加することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとKnack間のデータ連携に、手作業による手間を感じている方
• kintoneに添付された画像やPDFの内容を目で見て手入力している方
• オンラインで写真からテキストを変換するような作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に、Knackへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
• 手作業による文字の読み取りやデータ転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとKnackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、kintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」アクションを設定し、添付ファイルの情報を取得します
4. 続けて、kintoneの「ファイルをダウンロード」アクションで、取得したファイルをダウンロードします
5. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
6. 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を任意のレコードに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneと連携する際に、ご利用の環境に応じた任意のサブドメイン名を設定してください
• OCR機能のアクション設定で、画像やPDFファイルから読み取りたい任意の抽出項目を設定してください
• Knackにレコードを追加する際に、データを登録したい対象のObject IDとField IDを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍kintone、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。