Outlookでタスクが作成されたら、担当者へタスク内容をメールで自動通知する

■概要

Outlookでタスクを管理しているものの、担当者への通知は別途手動で行っており、手間がかかることはありませんか？また、通知漏れによってタスクの対応が遅れてしまうケースも考えられます。このワークフローを活用すれば、Outlookで新しいタスクが作成されると、その内容を担当者へメールで自動通知する仕組みを構築できるため、タスクの依頼漏れや確認漏れを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでチームのタスクを管理しており、担当者への通知に手間を感じている方
• Outlookのタスク機能を活用し、依頼内容をメールで自動通知する仕組みを構築したい方
• 手作業での通知によるタスクの依頼漏れや対応の遅延を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのタスク作成と同時に担当者へメールが自動通知されるため、これまで手動で行っていた連絡の手間を省き、時間を有効活用できます
• システムが自動で通知を行うことで、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーをなくし、確実なタスク伝達を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、Outlookで取得したタスク情報を含めた通知メールを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomの「メールを送る」アクションでは、通知メールの件名や本文を自由にカスタマイズできます
• Outlookのトリガーで取得した「タスクの件名」や「期限」などの情報をメール本文に動的に埋め込むことで、具体的で分かりやすい通知が可能です

■注意事項

• ‍‍OutlookとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。