■概要

フォームで受け付けた問い合わせや報告を、都度Asanaのタスクに手作業でコメントしていませんか？内容の確認や転記作業には手間がかかるだけでなく、対応の遅れや共有漏れに繋がることもあります。

このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングで内容をAIが自動で要約し、Asanaのタスクへコメントを自動で追加できます。これにより、情報共有を迅速化し、チームの生産性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ内容を、Asanaでタスク管理しているチームの担当者の方
• プロジェクトの進捗報告やフィードバックを、Asanaのタスクに集約させたいマネージャーの方
• Asanaへのコメント投稿を自動化し、チーム内の情報共有を円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からAsanaへのコメント追加までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能です
• 手作業による転記ミスやコメントの追加漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、共有される情報の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、フォームから取得したテキストデータを整形します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、整形したデータを基に要約文を生成します
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクにコメントを追加」アクションを設定し、AIが生成した要約文を特定のタスクに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」では、フォームから取得した情報の中から、不要なテキストを削除したり、特定の形式に変換したりするための正規表現を任意で設定してください
• AI機能の「テキストを生成する」では、「この内容を箇条書きで要約してください」や「緊急度を判定してください」など、目的に応じたプロンプト（指示文）を任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍AsanaとYoomを連携してください。