■概要
サービス契約書の作成において、フォームで受け付けた顧客情報を手作業で転記する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーとして、Googleドキュメントでサービス契約書を自動で生成し、指定のフォルダに保存する一連の流れを構築できます。手作業による転記プロセスをなくし、迅速かつ正確な書類作成を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- service contract generatorのような仕組みで、契約書作成業務を自動化したいと考えている方
- フォームで受け付けた顧客情報をもとに、手作業で契約書を作成している方
- 契約書作成における転記ミスや記載漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると自動で契約書が作成・保存されるため、これまで手作業で行っていた書類作成の時間を短縮することが可能です。
- システムが自動で情報を転記するため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 最後に、オペレーションで書類発行機能を選択し、フォームの回答内容を反映させたサービス契約書をGoogleドキュメントで発行し保存するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、顧客名や住所、契約プランなど、契約書に必要な質問項目や回答種別を任意で設定することが可能です。
- 書類発行のオペレーションでは、あらかじめ用意した契約書の雛形となるGoogleドキュメントを指定し、フォームの回答内容を書類内の特定箇所に変数として埋め込む設定ができます。
- 作成される契約書のファイル名や、Google Drive内の保存先フォルダも自由に指定することが可能です。
■注意事項
- GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については「『書類を発行する』の設定方法」をご参照ください。
