■概要
Boxにアップロードされた請求書や契約書などのPDFファイルの内容を手作業で確認し、転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でファイル内の文字情報を読み取り、指定のGoogleドキュメントに内容を追記するため、こうした課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxでPDF形式の書類を管理しており、手作業での転記業務に課題を感じている方
- 契約書や申込書など、定型的な書類から文字情報を抽出する業務を自動化したい方
- BoxとGoogleドキュメントを日常的に利用し、二つのアプリ間の連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの文字抽出からGoogleドキュメントへの記録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションで、監視対象のフォルダを設定します
- オペレーションの分岐機能を設定し、PDFファイルのみを処理するなど、特定の条件を設定します
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを取得します
- オペレーションでOCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能では、PDFファイル内のどの項目を抽出するかを任意で設定できます。
- Googleドキュメントへの連携では、テキストを追記する対象のドキュメントファイルなどを任意でカスタムできます。
■注意事項
- Box、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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