■概要
オンライン会議後の議事録作成や情報共有に手間を感じていませんか。 特に、会議の音声を文字起こしし、その内容を要約してOutlookでメールを作成する一連の作業は、時間がかかる上に重要な業務です。 このワークフローを活用すれば、Web会議が終了するだけで文字起こしからAIによる要約、そしてOutlookでの共有メール送信までを自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オンライン会議後の議事録作成とOutlookでの共有に時間を取られている方
- 会議の文字起こし結果を手作業で要約し、メールを作成している方
- チーム内の情報共有を迅速化し、業務効率を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議終了後の文字起こしから要約作成、メール送信までが自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮することができます。
- 共有メールの作成と送信が自動化されることで、要約の抜け漏れや関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携する
- 次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、「Web会議が終了したら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約」アクションで文字起こし結果を要約するよう設定する
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成された要約内容を本文に含めて送信する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名には任意の値を設定してください。本文には、事前のアクションで取得した値や任意の内容を活用して設定を行なってください。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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