■概要
毎月の請求書発行業務、Google スプレッドシートで管理していても、請求書の作成や送付に手間がかかっていませんか。 特に件数が多いと対応漏れや送付ミスが発生しやすくなることもあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を基に、リマインダーのように指定した日時に請求書を自動で作成しメール送付することが可能です。 請求書発行の一連の流れを自動化し、毎月の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで請求管理を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求書の送付業務を自動化し、手作業によるミスや対応漏れを防ぎたい方
- リマインダーに頼らず、請求書発行のフローを仕組みで自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートから請求書を作成しメールで送付する一連の流れが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、請求書の送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- トリガーにスケジュール機能を設定し、請求書を送付したい日時を指定します
- オペレーションで、Google スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで請求情報を取得します
- 次に、取得した請求情報1件ずつに対して処理を行うため、ループ機能を設定します
- ループ処理の中で、Google スプレッドシートのテンプレートを基に請求書を発行します
- 最後に、発行した請求書を添付し、取引先へメールを自動で送信するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、請求書を送付したい日時（例：毎月25日の10時など）を任意に設定してください
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、請求情報を管理している任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートから取得したレコード情報（請求先ごとの行データ）を設定してください
- 書類発行オペレーションでは、任意の雛形書類と取得した情報を使用して、作成する請求書の設定を自由にカスタマイズできます
- メール送信オペレーションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。本文にはGoogle スプレッドシートから取得した会社名や金額などを変数として差し込むことも可能です
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
