■概要
契約書や利用規約などの文書をメールで受け取るたび、内容のコンプライアンスチェックに時間と手間がかかっていませんか。目視での確認は、見落としのリスクや担当者による判断のばらつきも懸念されます。このワークフローは、Outlookで受信した文書をトリガーに、AI（Perplexity）によるコンプライアンスチェックを自動で実行し、結果を通知するもので、こうした確認作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 契約書等のリーガルチェック業務を効率化したい法務・コンプライアンス担当者の方
- Perplexityを活用したコンプライアンスチェックの自動化に関心があるDX推進担当者の方
- 文書確認の属人化を防ぎ、チェック体制を標準化したいと考えている管理職の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に一連のチェックと通知が自動で完結するため、手作業による確認業務の時間を短縮できます。
- AIが一定の基準でチェックを行うため、人による確認漏れや判断の揺らぎといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、PerplexityとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定して、チェック対象のメールを特定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールに添付されたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを基にコンプライアンスチェックを実行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Perplexityによるチェック結果を担当者へメールで通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Perplexityのオペレーションでは、チェックの用途や求める精度に応じて、利用するモデル名やプロンプトを任意で設定することが可能です。
- Outlookのメール送信オペレーションでは、通知先のメールアドレスを自由に指定できるほか、本文に固定テキストを入れたり、前段の処理で取得したチェック結果を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Outlook、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
特定の件名のメールを受信したら
