フォームが送信されたら、Asanaの特定プロジェクトの関連タスクを完了にしアーカイブする
フォームが送信されたら、Asanaの特定プロジェクトの関連タスクを完了にしアーカイブする
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Asana
を自動連携できます。
■概要
プロジェクトが完了した後、Asana上の関連タスクを一つひとつ完了させ、プロジェクトをアーカイブする作業に手間を感じていませんか？ 手作業での対応は時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでAsanaの特定プロジェクト内の全タスクを自動で完了させ、プロジェクトのアーカイブまでを実行します。面倒なタスクのアーカイブ方法を見直し、プロジェクトの締め作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで多数のプロジェクトを管理しており、完了後のタスク処理に手間を感じている方
- 手作業による操作ミスをなくし、より効率的なタスクのアーカイブ方法を模索している方
- フォームへの入力を起点として、定型的なプロジェクトの後処理業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されるだけで、Asanaのタスク完了からアーカイブまでが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での操作によるタスクの完了漏れや、プロジェクトのアーカイブ忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、プロジェクト管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAsanaの「特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得」アクションを設定し、対象プロジェクトのタスク情報を取得します。
- 次に、ループ機能を設定し、前段で取得したタスク情報をもとに、個別のタスクに対して完了処理を繰り返すように設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトをアーカイブ」アクションを設定し、一連のタスクが完了したプロジェクトをアーカイブします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、プロジェクト完了報告など、実際の運用に合わせて質問項目を自由に設定してください。
- Asanaの各アクションでは、自動化の対象としたいプロジェクトのIDを任意で設定する必要があります。
- ループ機能では、前段のオペレーションで取得したタスクの一覧（タスクIDなど）を指定し、繰り返し処理を実行する対象を設定してください。
■注意事項
- AsanaとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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