■概要
Asanaで多くのプロジェクトを管理していると、完了済みのプロジェクトがリストに残り続け、重要な情報が埋もれてしまうことはありませんか。 手動でのアーカイブ作業は手間がかかる上に、対応漏れが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用することで、Asanaで特定のタスクが完了した後、指定日数が経過したら対象プロジェクトを自動でアーカイブする仕組みを構築でき、プロジェクト管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで複数のプロジェクトを管理しており、完了済みプロジェクトの整理に課題を感じている方
- プロジェクトのアーカイブ作業を手動で行っており、対応漏れや手間に課題を感じている方
- Asanaのプロジェクト管理を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 完了したプロジェクトが自動で整理されるため、手動でアーカイブする手間を省き、コア業務に集中する時間を確保できます。
- 手作業によるアーカイブのし忘れや、誤ったプロジェクトを整理してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、後続の処理に進むための条件分岐を設定します。
- 次に、オペレーションで待機機能を利用し、任意の期間だけ処理を待機させます。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトをアーカイブ」アクションを設定し、対象のプロジェクトをアーカイブします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、対象としたいワークスペースIDおよびプロジェクトIDを任意の値で設定してください。
- 待機機能では、タスク完了からアーカイブを実行するまでの期間を任意で設定してください。
■注意事項
- AsanaとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「待機する」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
