Google スプレッドシートで行が追加されたら、PDFファイルを自動生成する

■概要

Google スプレッドシートの情報を基にした見積書や請求書などのPDF生成作業は、手作業で行うと時間もかかり、転記ミスの原因にもなりがちです。特に、定型的に行う業務の場合、その負担は決して小さくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行を追加するだけで、指定した雛形からPDFファイルを自動で生成できるため、手作業による手間やミスをなくし、書類作成業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートをもとにしたPDF生成作業に、多くの時間を費やしている方
手作業での書類作成が多く、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
Google スプレッドシートのデータを活用し、書類発行業務の自動化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートに行を追加するだけで自動でPDFが生成されるため、書類作成にかかる時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、書類の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、行のデータをもとにPDFを生成するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

トリガーとオペレーションで設定するGoogle スプレッドシートのアクションでは、どのGoogle スプレッドシートのどのシートを対象にするか、任意のスプレッドシートIDやシートIDを指定してください。
作成されたPDFは、任意のGoogle Driveのフォルダに格納できます。

■注意事項

Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。

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