■概要
従業員の扶養家族情報などに変更があった際、都度オフィスステーションの従業員台帳を更新する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に申請内容を確認しながら手作業で入力していると、入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け付けた情報をもとに、オフィスステーションの従業員台帳を自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- オフィスステーションを利用し、従業員台帳の更新を手作業で行っている人事労務担当者の方
- Googleフォームで従業員情報の変更を受け付けており、オフィスステーションへの転記を自動化したい方
- 従業員台帳の自動更新を実現し、人事関連の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーにオフィスステーションの従業員台帳が自動更新されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとオフィスステーションをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、フォームの回答内容をもとに、オフィスステーションに従業員台帳を更新するためのテキストを生成します
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の更新」アクションを設定し、前のステップで生成した内容を連携して情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オフィスステーションで従業員台帳を更新する際に、更新する項目を任意で設定できます。Googleフォームの回答内容を変数として設定するだけでなく、特定の項目に固定のテキストや数値を入力することも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
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