Googleフォームで受け取った注文書や発注書をMicrosoft Teamsに通知する
Googleフォームで受け取った注文書や発注書をMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Google Drive™
と
Microsoft Teams
と
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け取った注文書や発注書の確認と共有に、手間がかかっていませんか？フォームにファイルが添付されている場合、手動でファイルをダウンロードし、Microsoft Teamsへ投稿する作業は、対応漏れや共有遅れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付ファイルを含んだ通知が自動でMicrosoft Teamsに届くため、受注に関する一連のやり取りをスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った注文書・発注書の共有を自動化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、チームへの迅速かつ正確な情報共有を実現したい方
- 手作業でのファイル共有による対応漏れや遅延を防ぎ、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があると自動でMicrosoft Teamsに通知されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、通知の対応漏れや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 続けて、ファイル名を管理しやすいように変更するため、「ファイル名の変換」アクションを設定します。
- 次に、Microsoft Teamsで共有するために、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
- フォームの回答内容から特定の情報を抜き出すため、「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報とファイルを指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google Driveでのファイルダウンロードでは、フォームの回答情報に含まれるファイルIDを設定します。
- ファイル名の変換オペレーションでは、ファイル名に含めたい情報や変換後のファイル名を任意で設定可能です。
- OneDriveへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を任意に設定してください。
- 正規表現によるデータの抽出では、フォームの回答内容から通知したい特定のテキストを抽出するよう任意で設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームやチャネルID、メッセージの本文を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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チャットにメッセージが送信されたら
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特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら
特定フォルダ内にフォルダが作成または更新されたら
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フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）
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フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
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