Googleフォームで受け取った注文書や発注書をMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Googleフォームで受け取った注文書や発注書の確認や共有を、手作業で行っていませんか？担当者への通知が遅れたり、対応が漏れたりすると、ビジネス機会の損失に繋がりかねません。このワークフローは、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を自動でMicrosoft Teamsに通知するため、こうした課題をスムーズに解消し、迅速な対応を可能にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った注文情報を手作業で社内に共有している方
• Microsoft Teamsを活用し、迅速な情報連携を実現したいと考えている方
• 受発注プロセスにおける確認漏れや対応の遅延を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答をトリガーに自動で通知が送られるため、手作業での確認や連絡にかかる時間を短縮できます。
• 手動での通知作業で起こりうる、確認漏れや連絡の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. 1.はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 2.次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 3.オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームに添付された注文書などのファイルを取得します。
4. 4.データ変換機能やデータ抽出機能を設定し、ファイル名を変更したり、フォームの回答から通知に必要な情報を抜き出したりします。
5. 5.OneDriveにファイルをアップロードした後、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、取得した情報とファイルを指定チャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでダウンロードするファイルは、Googleフォームの回答から取得したファイルのIDを変数として用いることで、動的に指定できます。
• データ変換機能では、ファイル名を固定のテキストだけでなく、フォームの回答（会社名や日付など）を組み合わせて設定することが可能です。
• 正規表現によるデータ抽出では、フォームの回答内容から特定のパターンに一致する情報（注文番号など）を抜き出すように設定をカスタムできます。
• Microsoft Teamsへの通知先チャネルは任意で指定でき、メッセージ本文にもフォームの回答内容を含めるなど、自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft Teams、OneDrive、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133‍
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。