■概要
Microsoft Teams上でメンバーの稼働状況や在席状況を把握したい場合、都度メンバー一覧を開いて確認する作業は意外と手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、あらかじめ指定した日時をきっかけに、特定のメンバーのプレゼンスを自動で取得し、その結果を分かりやすいテキストにまとめてチャネルへ通知できます。
定期的な状況確認を自動化することで、手動確認の負担を減らし、チーム全体の状況把握をスムーズに行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでメンバーのプレゼンスを定期的に確認しており、手作業に負担を感じている方
- 朝会前や業務開始時など、決まったタイミングでチームの稼働状況を把握したいチームリーダーの方
- メンバーの状況確認を仕組み化し、確認漏れを防ぎたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時をトリガーにプレゼンスの取得と通知が自動で実行されるため、確認作業にかかる時間を削減できます
- 毎回同じルール・同じ形式で通知されるため、属人化を防ぎ、チーム内での情報共有を安定させることができます
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを実行したい日時や間隔を設定します
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「ユーザーのプレゼンスを取得する」アクションを設定し、対象メンバーを指定します
- 次に、取得したプレゼンス情報をもとに「テキストを生成する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したテキストを通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、実行したい日時や曜日、間隔を業務に合わせて任意に設定してください。
- プレゼンスを取得するオペレーションでは、通知対象としたいメンバーを用途に応じて選択してください。
- テキスト生成のステップでは、プレゼンス情報をどのような文面で通知するか、用途に合わせて内容を調整できます。また、特定のプレゼンスのメンバーだけに限定して通知することも可能です。
■注意事項
- Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
