■概要
展示会や商談で受け取った名刺の管理に手間取っていませんか？フォーム経由で送られてくる名刺画像を一枚一枚手入力し、データベースに登録するのは時間がかかり、入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されるだけで名刺画像からOCR機能で情報を自動で抽出し、担当者の確認を経てYoomのデータベースへ登録、さらにChatworkへの通知までの一連の流れを自動化し、名刺管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由で受け取る名刺の手入力作業に多くの時間を費やしている営業担当者の方
- OCRを活用したデータ入力の自動化で、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- Chatworkを利用しており、獲得したリード情報を迅速にチームへ共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からOCRでのテキスト化、DB登録までが自動化され、手入力の時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームで受け取った名刺画像ファイルを読み取ります。
- 読み取った内容を担当者が確認するために、「担当者に対応依頼」アクションを設定します。
- 確認後、Yoomのデータベース機能で「レコードを追加する」アクションを設定し、名刺情報を登録します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、指定のルームへ登録完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたいテキスト項目（会社名、氏名、部署名など）を任意で設定してください。
- 担当者への対応依頼では、確認を依頼する担当者や、依頼内容のメッセージなどを任意で設定できます。
- Yoomのデータベースにレコードを追加する際に、登録先のプロジェクトやデータベースを任意で設定してください。
- Chatworkへの通知では、メッセージを送信するルームや、記載するメッセージ内容を任意で設定可能です。
■注意事項
- ChatworkとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
