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kintoneに複数ファイルが添付されたときに、メールでそれを一括送信する
kintone

kintoneに複数ファイルが添付されたときに、メールでそれを一括送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
kintone
を自動連携できます。
■概要
kintoneに添付された複数のファイルを、都度手動でダウンロードしてメールで送信する作業に手間を感じていませんか?ファイル数が多くなるほど作業は煩雑になり、添付漏れや宛先の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新されると添付ファイルを自動で取得し、Gmailで一括送信する一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • kintoneに添付されたファイルを定期的にメールで共有しており、作業を効率化したい方
  • 手作業でのファイル添付やメール送信による、添付漏れなどのミスを防ぎたい方
  • kintoneを活用した業務プロセスの自動化に関心がある、DX推進担当の方
■このテンプレートを使うメリット
  • kintoneのレコード更新を起点に、ファイルのダウンロードからメール送信までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
  • 人手を介さずに処理が完了するため、ファイルの添付漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」アクションや「レコードを取得する」アクションを設定し、添付ファイルの情報を取得します。
  4. 取得した複数のファイル情報を「リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割」で個別に処理できるようにします。
  5. その後、「ファイルをダウンロード」し、必要に応じて「ファイル名の変換」でファイル名を整えます。
  6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定した宛先に送信します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • kintoneと連携する際に、ご利用のサブドメイン名を設定してください。
  • 「リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割」では、処理の対象としたいアウトプット(添付ファイル情報など)を任意で設定します。
  • 「進行先切り替え」では、特定の条件に合致した場合のみ処理を進めるなど、実行条件を任意で設定できます。
  • Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先アドレスを任意で設定できるほか、本文に前のステップで取得したレコード情報などを変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
  • kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
  • 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
類似したテンプレートをご紹介!
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kintoneのステータスが更新されたら、Google Chatに通知する
kintoneのステータス更新を合図にGoogle Chatへ即時通知するワークフローです。手動連絡の漏れや遅延をなくし、チームの進捗共有を正確かつスムーズにします。
AIワーカー
kintone
Slack
kintoneでレコードが登録されたら、AIワーカーで内容の優先度設定を行いとSlackで通知する
Yoomでkintone登録をトリガーにAIが内容を判定し優先度を付けSlackへ知らせるフローです。確認作業の時短と判断ばらつきの抑制に役立ちます。
Google Drive™
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kintoneにレコードが登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成
kintoneで登録した顧客・案件情報を基にGoogle Driveにフォルダを自動生成するフローです。手作業の作成漏れや命名ミスを抑え、ファイル管理にかかる時間を短縮できます。
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使用しているアプリについて
kintone
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を使ったテンプレート

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kintone
YoomではkintoneのAPIをノーコードで活用することができます。例えば、kintoneや他のSaaSを連携したり、kintoneの情報を用いて書類を作成するといったことが可能です。また、Yoomのデータベースにkintoneの情報を同期し、様々な用途でkintoneの情報を活用することも可能です。
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テンプレート

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類似アプリ
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
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