■概要
kintoneに添付された複数のファイルを、都度手動でダウンロードしてメールで送信する作業に手間を感じていませんか?ファイル数が多くなるほど作業は煩雑になり、添付漏れや宛先の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが更新されると添付ファイルを自動で取得し、Gmailで一括送信する一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneに添付されたファイルを定期的にメールで共有しており、作業を効率化したい方
- 手作業でのファイル添付やメール送信による、添付漏れなどのミスを防ぎたい方
- kintoneを活用した業務プロセスの自動化に関心がある、DX推進担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード更新を起点に、ファイルのダウンロードからメール送信までが自動で実行されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 人手を介さずに処理が完了するため、ファイルの添付漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」アクションや「レコードを取得する」アクションを設定し、添付ファイルの情報を取得します。
- 取得した複数のファイル情報を「リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割」で個別に処理できるようにします。
- その後、「ファイルをダウンロード」し、必要に応じて「ファイル名の変換」でファイル名を整えます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定した宛先に送信します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneと連携する際に、ご利用のサブドメイン名を設定してください。
- 「リスト型のアウトプットを個々のアウトプットに分割」では、処理の対象としたいアウトプット(添付ファイル情報など)を任意で設定します。
- 「進行先切り替え」では、特定の条件に合致した場合のみ処理を進めるなど、実行条件を任意で設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先アドレスを任意で設定できるほか、本文に前のステップで取得したレコード情報などを変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。