■概要
取引先からメールで送られてくる請求書PDFの処理に、手間がかかっていませんか。毎月発生する定型業務でありながら、添付ファイルを開いて内容を確認し、管理表に転記する作業は時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。 このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、添付された請求書の内容をOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加する一連のプロセスを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで届く請求書の内容を、手作業でスプレッドシートに転記している経理担当者の方
- 請求書処理における入力漏れやミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 請求書管理のような定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールで受信した請求書をOCRで読み取り、自動でGoogle スプレッドシートへ転記するため、手作業での入力にかかる時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になるので、金額や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や送信元などの条件を指定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、トリガーで受信したメールの添付ファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のスプレッドシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、自動化の対象としたいメールの件名や送信元アドレス、添付ファイルの有無といった条件を任意で設定してください
- OCR機能の設定では、請求書の中から読み取りたい項目（例：請求日、金額、支払期日など）を任意で指定することが可能です
- Google スプレッドシートへの追加アクションでは、データを記録したい任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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