■概要
メールで届く請求書のPDFを開き、内容を確認して手作業で転記する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に件数が増えると、経理やバックオフィス部門の大きな負担となります。このワークフローを活用すれば、メールで受信した請求書PDFの内容をAI(OCR)が自動で画像解析し、Google スプレッドシートにデータを蓄積する一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで届く請求書PDFの処理に多くの時間を費やしている経理・バックオフィス担当の方
- 請求書データの転記作業における入力ミスや確認漏れをなくしたいと考えている方
- Google スプレッドシートで請求管理をしており、データ入力を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信を起点に請求書PDFのデータ化と転記が自動実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記が不要になるため、金額の入力間違いや請求情報の記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、メールに添付された請求書ファイルを指定します。
- 続いて、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、OCRで読み取った内容の確認を依頼します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、確認済みの請求書データを指定のシートに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガー設定では、請求書が送られてくるYoomの受信用メールアドレスや、特定の件名・差出人といった起動条件を任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、請求書PDFから読み取りたい項目（例：請求日、請求元、金額など）を任意で設定できます。
- 担当者に対応依頼するオペレーションでは、確認を依頼する担当者や、依頼時に送信するメッセージ内容などを任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートへの書き込み設定では、データを蓄積したい任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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