■概要
日々の業務で受信する大量のメールから、必要な情報を一つひとつコピーしてGoogle スプレッドシートに転記する作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業による転記は、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、指定のGoogle スプレッドシートへリアルタイムに転記します。これにより、メールからの情報転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- お問い合わせや資料請求などの定型メールの情報を手作業でリスト化しているご担当者の方
- メールからのデータ転記作業において、コピー＆ペーストによるミスや対応漏れをなくしたい方
- 日々のルーティンワークを自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールを受信するだけで、AIによる情報抽出からGoogle スプレッドシートへの書き込みまでが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー」を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「AI テキスト抽出」を選択し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シートに書き込む」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のシートに転記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、フローを起動させたいメールを受信するアドレスや、件名・本文に含まれるキーワードなどの条件を任意で設定してください。
- AI機能では、メール本文からのテキスト抽出だけでなく、添付された画像やPDFファイルから読み取りたいテキスト項目を任意で設定することも可能です。
- Google スプレッドシートへ書き込む際に、対象のスプレッドシートIDや書き込み先のシート（タブ名）を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
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