Yoomフォームに音声データが回答されたら文字起こしして、議事録を作成しGoogle Chatに通知する

■概要

インタビューや会議後の音声データから議事録を作成する際、手作業での文字起こしや要約に手間を感じていませんか？担当者が対応する場合、時間がかかるだけでなく、共有の遅れや内容の抜け漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Yoomフォームに音声ファイルが送信されるだけで、文字起こしから要約、そしてGoogle Chatへの通知までが自動で完結するため、議事録作成に関する一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

音声データからの文字起こしや議事録作成業務に時間を要しているご担当者の方
インタビューや商談の内容をテキスト化し、チームへ迅速に共有したいと考えている方
Google Chatを活用し、定型的な報告業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

フォームへのファイル送信だけで文字起こしと要約が自動で実行されるため、議事録作成にかかる時間を短縮することができます。
手作業による聞き間違いや要約のブレ、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google ChatをYoomと連携します
次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションで文字起こし機能を選択し、「音声データを文字起こしする」アクションでフォームから受け取った音声ファイルを指定します
次に、オペレーションで要約機能を選択し、「要約する」アクションで文字起こししたテキストを指定します
最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、要約された議事録を指定のスペースに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Yoomで作成するフォームは、音声ファイルのアップロード項目以外に、会議名や参加者といったテキスト項目などを任意で追加設定できます。
要約機能では、要約の対象とするテキストや出力する文字数を任意で調整することが可能です。
Google Chatへの通知では、メッセージを送付するスペースを自由に指定できるほか、本文に文字起こしや要約の結果を変数として埋め込めます。

■注意事項

Google ChatとYoomを連携してください。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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