■概要

フォームで受け付けた情報を、都度Googleドキュメントの雛形へ手作業で転記する作業に手間を感じていませんか？
特に雇用契約書のように入力項目が多い書類では、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。

このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能への入力をトリガーとして、Googleドキュメントで作成した書類の雛形から自動でPDFを発行できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に時間を割くことが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Yoomのフォーム機能とGoogleドキュメントを利用し、雇用契約書などの書類作成を自動化したい方
• フォームで受け付けた内容を手作業でGoogleドキュメントに転記しており、非効率を感じている方
• 定型的な書類発行業務におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの入力後、Googleドキュメントの雛形から自動で書類が発行されるため、手作業による転記やPDF作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、書類の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を紐付けます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで書類を発行する際に、トリガーで取得したフォームの入力内容を、ドキュメント内の指定の箇所に変数として埋め込むことが可能です。
• 会社名や部署名などの固定値を設定項目に直接入力することもでき、フォームから取得した値と組み合わせて柔軟な書類作成を実現します。

■注意事項

• GoogleドキュメントとYoomを連携してください。