フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Googleドキュメント

を自動連携できます。

■概要

採用活動などでフォームから得た情報を、手作業で雇用契約書に転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントの雛形から雇用契約書を自動で発行できます。定型的な書類作成業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

雇用契約書の作成を手作業で行っており、業務を効率化したい人事・労務担当者の方
Googleドキュメントで作成した雛形をもとに、書類を自動発行したいと考えている方
フォームに入力された情報を活用し、転記ミスなく正確な書類を作成したい方

■このテンプレートを使うメリット

フォームへの回答送信をトリガーに書類が自動で発行されるため、手作業での転記や書類作成にかかる時間を短縮できます。
手作業による情報の転記がなくなるため、入力ミスや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、書類の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

トリガーに設定するフォームでは、雇用契約書に必要な氏名や住所、入社日などの回答項目を任意で設定してください。
Googleドキュメントの書類発行オペレーションでは、使用する契約書の雛形や、発行後のファイル名などを任意で設定できます。

■注意事項

GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
フォームはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。