フォームの内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しメールで送付する
フォームの内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しメールで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleドキュメント
を自動連携できます。
■概要
雇用契約書の作成から送付までの一連の業務は、重要な手続きである一方で、手作業での情報入力やメール作成に時間を要するのではないでしょうか。特に採用活動が活発な時期には、こうした定型業務が担当者の負担となり、入力ミスや送付漏れなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された情報をもとに、Googleドキュメントの雛形から雇用契約書を自動でPDF発行し、メールで送付するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 雇用契約書の作成や送付業務に多くの時間を費やしている人事・労務担当者の方
- Googleドキュメントで管理している雛形をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 採用活動における事務手続きを効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの情報入力だけで契約書のPDF発行からメール送付までが完了するため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、メールの宛先間違い、ファイルの添付忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、雇用契約書の作成に必要な情報を入力するためのフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報をもとに書類を発行します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類を添付して対象者へメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、雇用契約書に記載したい内容に合わせて質問項目を任意で設定してください。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、書類発行の元となる雛形ファイルを任意のものに設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、送付先の宛先やメールの件名、本文などを任意の内容に設定してください。
■注意事項
- GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
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