メールで添付書類を受信したらAIで読み取りデジタル化し、Googleドキュメントに転記する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Googleドキュメント

と

OCR

を自動連携できます。

■概要

メールで受信した請求書や発注書などの添付書類、その内容を手作業で転記するのに手間を感じていませんか？目視での確認や入力は、時間もかかり、ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際に添付された書類の内容をAI-OCRが自動で読み取り、その情報をGoogleドキュメントへ転記する作業を自動化し、書類のデジタル化を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

メールで受信する添付書類の内容確認や転記作業に追われている経理や営業事務担当の方
紙やPDFの書類をデジタル化し、データとして管理・活用したいと考えている方
手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

添付書類の情報をAI-OCRが自動で読み取り転記するため、手作業での入力時間を短縮できます。
人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルがあるメールなどを条件にします。
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、受信した添付ファイルから必要な情報を抽出します。
最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元に新しい書類を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

メール機能のトリガーでは、自動化の対象としたいメールの差出人アドレスや件名などの条件を任意で設定してください。
OCR機能では、お使いの書類フォーマットに合わせて、画像やPDFから読み取りたいテキスト項目を任意で設定してください。
Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、出力先の雛形となる書類や、発行する書類のタイトルなどを任意で設定してください。

■注意事項

GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。