メールで届いた請求書をfreee会計のファイルボックスに保管しSlackに通知する
メールで届いた請求書をfreee会計のファイルボックスに保管しSlackに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
freee会計
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
毎月メールで届く請求書の処理に手間を感じていませんか。添付された請求書を開き、freee会計に手入力で登録し、関係者に通知する一連の作業は、手間がかかる上にミスも起こりやすい業務です。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された請求書の内容を読み取り、freee会計のファイルボックスへの保管から取引登録、そしてSlackへの通知までを自動化し、請求書処理における課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信する請求書の処理を効率化したいと考えている経理・バックオフィス担当者の方
- freee会計とSlackを活用しており、手作業による請求書管理に課題を感じている方
- 請求書の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からfreee会計への登録、Slack通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた請求書処理の時間を短縮できます。
- 請求書の内容はOCRで自動的に読み取られ登録されるので、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee会計とSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、特定のメールを受信したらフローが起動するように設定します
- 続いてオペレーションで、受信したメールから請求書の添付ファイルを取得し、OCR機能で取引先名や金額などの文字情報を抽出します
- 次に、担当者依頼機能で、抽出した内容に間違いがないかを確認する依頼を送ります
- 承認後、freee会計のオペレーションで、証憑ファイルをファイルボックスにアップロードし、取引先を検索した上で未決済取引として登録します
- 最後に、Slackのオペレーションで、処理が完了した旨を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、Yoomが発行するメールアドレスの一部を任意で設定できるほか、受信対象とするメールの件名や本文に特定のキーワードを含むといった条件指定が可能です。
- OCR機能では、請求書ファイルから読み取る項目を任意で設定し、必要な情報だけを抽出できます。
- 担当者への依頼機能では、依頼内容にOCRで読み取った請求書情報などを含めることができ、確認作業をスムーズに進められます。
- freee会計への登録では、支払期日や勘定科目などの各項目に、固定の値や前段のオペレーションで取得した情報を柔軟に設定できます。
- Slackへの通知は、任意のチャンネルやメンバーに送ることが可能であり、本文には請求書情報などを含めて状況を具体的に伝えることができます。
■注意事項
- freee会計、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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