■概要
新しいメンバーやイベント参加者の情報をGoogle スプレッドシートで管理しているものの、その情報をZoomに手作業で登録する業務に手間を感じてはいないでしょうか。この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでZoomへのユーザー追加を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとZoomを連携させ、ユーザー管理を効率化したいと考えている方
- 新入社員のオンボーディングやイベント参加者のアカウント発行を手作業で行っている担当者の方
- 手作業でのアカウント登録による入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、Zoomへのユーザー登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なユーザー管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ユーザーを追加」アクションを選択し、スプレッドシートから取得したメールアドレスや氏名などの情報を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことを示すステータスなどを更新します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、処理の対象としたい任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- Zoomでユーザーを追加するアクションでは、Google スプレッドシートから取得した値を引用し、ユーザーの姓名やメールアドレスなどの各項目に自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する(クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため)
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。