■概要
Asanaで複数のプロジェクトを管理していると、最新のプロジェクト一覧を作成したり、関係者へ共有したりする作業に手間がかかることがあります。手作業でGoogle スプレッドシートなどに情報を転記している場合、更新漏れや入力ミスが発生する可能性も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Asanaのプロジェクト一覧を定期的にGoogle スプレッドシートへ自動で同期できるため、常に最新の情報を手間なく、そして正確に管理することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaのプロジェクト一覧作成を手作業で行っており、業務を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
- 複数のプロジェクトの進捗状況をGoogle スプレッドシート上で一覧化し、管理したいチームリーダーの方
- 手作業によるデータ転記でのミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてAsanaのプロジェクト一覧が自動で同期されるため、これまで手作業での更新に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でデータを処理するので、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、定期実行したい日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaを選択し、「全てのプロジェクトの一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを削除する」アクションを設定し、既存のデータをクリアします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、3で取得したプロジェクト一覧を書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで「レコードを削除する」および「レコードを追加する」アクションを設定する際に、同期先となるスプレッドシートのIDを任意で設定してください。
- 同様に、データを書き込む対象のスプレッドシート内のタブ（シート）名を任意で設定してください。
■注意事項
- Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
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