HubSpotで新規取引が作成されたら、OneDriveにフォルダを自動で作成する

■概要

HubSpotで新しい取引情報が登録されるたびに、関連資料を保管するためにOneDriveに手動でフォルダを作成する作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotで新規取引が作成された際にOneDriveへフォルダが自動で作成されるため、このような日々の繰り返し作業から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとOneDrive間でフォルダ作成を手作業で行い、非効率を感じている営業担当者の方
• 取引情報と関連ドキュメントの管理を効率化し、チーム全体の生産性を高めたいマネージャーの方
• SaaS間の連携を通じて、営業プロセスの自動化やDX推進を具体的に進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotに新しい取引が登録されると、OneDriveにフォルダが自動で作成されるため、手作業による時間的な負担を軽減し、作業時間を短縮します。
• 手作業によるフォルダ名の入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性を保ちながら業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとOneDriveをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーとしてHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションとしてOneDriveを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotから取得した取引情報に基づいてフォルダが作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveの「フォルダを作成」オペレーションにて、作成するフォルダの名称を、HubSpotの取引名など、任意の情報に基づいて動的に設定してください。
• フォルダを作成する階層を指定するため、親フォルダ名や親フォルダのアイテムIDを、実際の運用に合わせて設定してください。
• 複数のOneDriveアカウントや共有ドライブを利用している場合は、フォルダを作成する対象のドライブIDを正しく指定してください。

■注意事項

• HubSpot、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。