Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてOneDriveでファイルの権限を付与する
Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたら、所属部署に応じてOneDriveでファイルの権限を付与する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
OneDrive
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
従業員情報の管理にGoogle スプレッドシートを利用しているものの、入社や部署異動のたびにOneDriveのファイル権限を手動で設定する作業は手間がかかる上に、設定ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報が追加されるだけで、所属部署に応じたOneDriveの適切なファイル権限を自動で付与し、こうした情報管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理し、手作業での権限付与に課題を感じている人事・総務担当者の方
- 入退社や部署異動に伴うアカウント管理やファイル共有設定の効率化を検討している情報システム部門の方
- 手作業によるアクセス権の設定ミスを防ぎ、セキュリティを担保しながら業務を効率化したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加を起点に、権限付与が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による権限の付け忘れや、誤ったフォルダへのアクセス許可といったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションの「進行先切り替え」を設定し、スプレッドシートの部署情報をもとに処理の分岐条件を作成します。
- 最後に、分岐したそれぞれの進行先にOneDriveの「フォルダやファイルの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じたフォルダやファイルの権限を付与するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、監視対象としたい任意のスプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
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