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「Salesforceで受注が決まった後のデータ入力、本当に時間がかかる…」
「受注後の請求書発行や社内通知、毎回手作業でミスが怖いし、他の業務がなかなか進まない…」
このように、日々の受注処理業務における煩雑な手作業や、それに伴うヒューマンエラーのリスクに頭を悩ませていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">SalesforceなどのCRMで受注が確定した情報をトリガーとして、関連システムへのデータ登録や社内への通知、さらには請求書のような書類作成といった一連の業務プロセスを自動化できる仕組み</span>があると、どうでしょうか？
これらの悩みから解放され、営業担当者は顧客フォローや新規開拓といった、より戦略的なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、導入の手間や時間もかからない方法です。
ぜひこの機会に受注処理の自動化を実現し、日々の業務をもっとスムーズに、そして効率的に進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Salesforceの受注データを関連業務に連携する</span>業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
ここでは、SalesforceをはじめとするCRMシステムなどの受注情報を活用して、様々な業務を自動化する具体的な連携パターンをテンプレートと共に紹介します！
これらの自動化は、手作業によるデータ入力の負担軽減、情報共有の迅速化、そしてヒューマンエラーの削減に繋がり、受注後の業務プロセス全体を大幅に効率化することが期待できます。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
<span class="mark-yellow">SalesforceのようなCRMで受注が確定した際に、その重要な受注情報をMicrosoft Excelのようなスプレッドシートや他のデータベース、またはSFA/CRMツールに自動で記録・更新する</span>ことができます。
データの二重入力といった煩雑な手間を根本から削減し、常に情報の正確性を保ちながら、関係部署への迅速な情報共有の実現をサポートします。
<span class="mark-yellow">SalesforceやHubSpotなどのCRMで取引ステージが「受注」に更新されたといった重要な情報を、Google ChatやSlackなどのビジネスチャットツールにリアルタイムで自動通知する</span>こともできますよ！
営業チーム内はもちろん、経理やサポート部門など関連する全ての関係者へ迅速かつ確実に情報共有を行い、受注後の対応開始までの時間を短縮し、チーム全体の連携力が強化できるでしょう。
<span class="mark-yellow">SalesforceなどのCRMで管理されている受注情報から、請求書や契約関連書類などを自動で生成し、Gmailといったメールサービスを通じて顧客や関係部署へ自動送信する</span>ことも可能です。
これまで手作業で行っていた書類作成から送付までの一連のプロセスを効率化し、ヒューマンエラーのリスクを大幅に削減するだけでなく、顧客への迅速な対応によって満足度の向上にも貢献します。
それではここから例として、「Salesforceで特定の商談フェーズが「受注」になった際に、その受注情報をMicrosoft Excelの指定したデータベースに自動で記録する」フローの作成手順を具体的に解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Salesforceのマイアプリ登録】
検索窓にSalesforceと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Salesforceのログイン画面に遷移するので、Yoomと連携するアカウントでログインしましょう。
ログイン後にアクセス許可を行うと、連携が完了しますよ！
※Salesforceのマイアプリ登録の詳しい方法については、こちらをご参照ください。
【Microsoft Excelのマイアプリ登録】
先ほどと同じように検索窓でMicrosoft Excelを検索し、表示された候補から選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Yoomと連携するアカウントにログインして、連携完了です！
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、商談オブジェクトにレコードが登録・更新された際に、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかを確認しましょう。
基本的に、連携するアカウント情報には、ステップ1で入力した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「マイドメインURL」は、入力欄下の注釈を参照して手入力してくださいね！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
Salesforceで実際に、商談フェーズを「受注」にしてみましょう！
商談フェーズを「受注」にしたらYoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「取得した値」に、先ほど「受注」にした商談情報がアウトプットとして抽出されるので内容を確認してみてくださいね！
確認後は「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう。
次に、分岐条件の設定を行います。
ここでは、商談フェーズが「受注」である場合に、後続のレコード取得設定に進むように設定していきますよ！
商談フェーズが「受注」以外の場合は、ここでフローが一旦終了になります。
「分岐 | 指定フェーズか判別」をクリックしてください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
ここでの設定は、テンプレートを使用しているため、デフォルトで完了しています。
特に設定を変更する必要はありませんが、下図のような設定になっていることを確認してみてくださいね！
続いて、商談フェーズが「受注」となったレコードを取得する設定を行います。
「レコードを取得する（取引先）」をクリックしてください。
先ほど同様にタイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報はステップ3と同じものであるか確認しましょう。
実行アクションは変更せず、データベースの連携設定に進みます。
データベースの連携設定では、「マイドメインURL」と「オブジェクトのAPI参照名」を設定します。それぞれ入力欄下の注釈を確認しながら設定してみてくださいね！
設定が完了したら「次へ」をクリックして、データベース操作の詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」を、アウトプットを使って下図のように設定しましょう！
ここでは、「取得した値」の「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」内にある、「取引先ID」を選択しています。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、先ほど商談フェーズを「受注」にした商談情報のうち、取引先の詳細情報が「取得した値」に抽出されることを確認してください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
ステップ5ではSalesforceのレコードから「取引先」の情報を取得する設定を行いましたが、ここでは「商談商品」の情報を取得する設定をしていきますよ！
「レコードを取得する（商談商品）」をクリックしてください。
こちらも同じようにタイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報は、ステップ3・5と同じものであるかを確認しましょう。
実行アクションは変更せず、データベースの連携設定に進みます。
ステップ5と同じく「マイドメインURL」と「オブジェクトのAPI参照名」を設定し、「次へ」をクリックしてください。
「取得したいレコードの条件」を、アウトプットを使って下図のように設定しましょう。
こちらは、「取得した値」の「レコードを取得する（取引先）」内にある、「取引先ID(Id)」を選択してくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックして、商談商品の詳細情報が「取得した値」に抽出されることを確認します。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みましょう！
最後に、Salesforceで商談フェーズが「受注」になったレコードの受注情報を、Microsoft Excelに記録する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
これまでと同じようにタイトルを必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないかを確認しましょう。
実行アクションは変更せず、データベースの連携設定に進みます。
データベースの連携設定は、下記のようにしていきましょう！
・ファイルの保存場所：受注情報を追加するMicrosoft Excelの保存先を、OneDriveまたはSharePointから選択してください。
・ドライブID：入力欄をクリックして表示される候補から、フローで使用するドライブを選びましょう！
・アイテムID：受注情報を管理しているMicrosoft ExcelのアイテムIDを、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
・シート名：こちらも同様に、候補から選択してくださいね！
・テーブル範囲：ここでは使用するデータベースから、受注情報を反映するための各項目を取得する設定をします。
たとえば、下図のようなデータベースを用意した場合、A〜E列の項目に情報を追加していきたいので、テーブル範囲には「A:E」と入力します。
使用するデータベースに合わせて、設定してみてください！
▼使用するデータベース▼
▼テーブル範囲の設定▼
設定が完了したら「次へ」をクリックして、「追加するレコードの値」を設定していきます。
ここでは、各項目に適切なアウトプットを使って設定していきましょう！
例えば「商談ID」には、「取得した値」の「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」内にある「商談ID」を設定します。
同じように、その他の項目もアウトプットを使って適切な値を設定してみてくださいね！
※「追加するレコードの値」は、連携しているMicrosoft Excelのデータベースに紐づいて表示されています。項目を編集したい場合は、データベース側を編集してください。
全ての項目の設定が完了したら「テスト」をクリックして、実際にMicrosoft Excelに受注情報が反映されていることを確認してみてくださいね！
確認後は「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Salesforceで特定の商談フェーズが「受注」になった際に、その受注情報をMicrosoft Excelの指定したデータベースに自動で記録する」フローの作成手順でした！
Yoomには、今回紹介した受注処理の自動化以外にも、Salesforceと連携して請求書送付や予定表作成、Google スプレッドシート更新などを自動化できるテンプレートがあります！
気になる方は下のバナーをクリックして、詳細をチェックしてみてください。
いかがでしたか？Salesforceを中心とした受注処理プロセスを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで多くの時間と手間を要していたデータ入力作業や、それに伴うヒューマンエラーのリスクを大幅に削減し、受注確定から後続業務への情報連携を迅速かつ正確に行うことができるでしょう。
</span>これにより、営業担当者は煩雑な事務作業から解放され、より付加価値の高い顧客対応や戦略的な営業活動に集中できる時間と環境が整い、組織全体の生産性向上にも繋がるはず！
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください。
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まずは1つ自動化を試してみて、業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひこの機会に体験してみてくださいね！
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