Salesforceで商談フェーズが受注になったら、Microsoft Excelに自動追加する

■概要

Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ際、その情報を手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？また、手入力によるミスや、他の重要な業務への着手が遅れてしまうといった課題もあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズが「受注」に更新されたことをトリガーに、関連情報を自動でMicrosoft Excelの指定したシートへ追加できるため、これらの課題を解決し、業務の効率化を促進します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとMicrosoft Excel間でデータ連携を手作業で行っている営業担当者の方
• 商談情報をリアルタイムにMicrosoft Excelで管理し、入力漏れや遅延をなくしたいと考えているマネージャーの方
• 営業部門の定型業務を自動化し、コア業務へ集中できる環境を整備したい業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceで商談が受注になった際のMicrosoft Excelへのデータ転記作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ入力の際に起こりがちな、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を維持します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定し、商談フェーズが「受注」になったことを条件とします。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、トリガーで取得した商談のフェーズが「受注」である場合に後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する（取引先）」アクションを設定し、受注した商談に関連する取引先情報を取得します。
5. さらに、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する（商談商品）」アクションを設定し、受注した商談の商品情報を取得します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した取引先情報や商談商品情報などを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのトリガー設定では、どの商談オブジェクトの更新を監視するか、また受注と判断するフェーズ名を任意で設定してください。
• 分岐機能のコマンドオペレーションでは、商談のフェーズが「受注」であるという条件以外にも、条件分岐を設定することが可能です。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」オペレーションでは、どのファイル、どのシートに情報を追加するかを指定し、Salesforceから取得したどの情報をExcelのどの列に対応させるか、固定値を入力するかなどを任意で設定できます。

■注意事項

• Salesforce、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、Salesforceとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081