Salesforceで商談フェーズが受注になったら、請求書を自動作成してOutlookで送付する

■概要

Salesforceで商談が受注フェーズに進んだものの、請求書作成やメール送付といった後続作業に手間を感じていませんか。特に、関連情報を複数のシステムから手作業で集約し、請求書を作成して送付する業務は、時間がかかりヒューマンエラーも発生しやすい作業です。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズ更新をトリガーに、Microsoft Excelでの請求書自動作成からOutlookでのメール送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題を解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとOutlookを利用し、請求書発行業務の効率化を目指す営業担当者の方
• 手作業による請求書作成やメール送付で、ミスや対応漏れに課題を感じている方
• 定型的な請求業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceの商談更新から請求書発行、メール送付までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータ転記ミスや、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Microsoft Excel、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。これが、商談フェーズが更新された際の自動化開始の合図となります。
3. オペレーションで、まず「分岐機能」を設定し、特定の条件（例：商談フェーズが「受注」であること）に合致する場合のみ後続処理に進むようにします。
4. 次に、Salesforceの「レコードを取得する」アクションを使い、請求書作成に必要な取引先情報、取引先責任者情報、商談商品情報を取得します。
5. 続いて、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を自動で作成します。
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを添付して、指定した宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceをトリガーとした分岐処理では、例えば商談のフェーズが「受注」になった場合のみ動作するなど、任意の条件を細かく設定してください。
• Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。

■注意事項

• Salesforce、Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、Salesforceとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765