Salesforceの商談オブジェクトが受注に更新されたら、請求書を発行しGmailで送付する

■概要

Salesforceで商談が受注になった後、請求書を作成してメールで送付する一連の作業は、定型的でありながらもミスが許されない重要な業務です。この手作業に時間を取られたり、入力ミスが発生したりすることに課題を感じている方も多いのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談フェーズの更新をきっかけに、請求書の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceでの受注後の請求書発行業務に手間を感じている営業担当者の方
• 請求書の作成やメール送付で、宛先や金額の間違いといったヒューマンエラーを防ぎたい経理担当者の方
• 営業プロセス全体の効率化を図り、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceでの受注更新を起点に請求書発行とメール送付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記や宛先の入力が不要になることで、請求金額の間違いや誤送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションの「分岐」機能を使い、商談のフェーズが「受注」に更新された場合のみ、後続の処理が進むように設定します。
4. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、受注した商談に紐づく取引先や商品などの詳細情報を取得します。
5. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を発行します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して担当者宛にメールを自動で送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceと連携する際は、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLと、商談や取引先といったオブジェクトのAPI参照名をそれぞれ設定してください。
• 請求書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートは、対象となるファイルのシートIDを正しく指定する必要があります。
• Gmailで送付するメールの件名や本文は、自社の運用に合わせて自由に編集することが可能です。

■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。