HubSpotで取引ステージが受注に更新されたら、Google Chatに自動通知する

■概要

営業活動において、HubSpotで取引ステージが「受注」に更新された情報を、迅速にチームへ共有することは重要ですが、都度手作業で通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引ステージが更新されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、このような課題を解消し、スムーズな情報共有を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとGoogle Chatを利用し、受注情報の共有を手作業で行っている営業担当者の方
• 営業チーム内での情報共有のスピードと確実性を向上させたいと考えているマネージャーの方
• SaaS間の連携による業務効率化や、定型業務の自動化に関心のある方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotの取引ステージ更新をトリガーに、Google Chatへ自動で通知されるため、手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
• 手動での通知作業がなくなることで、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有が可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定し、対象のステージを「受注」などに指定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいスペースやメッセージ内容を構成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatの「メッセージを送信」アクションでは、通知を送信するスペースを任意に設定できます。
• メッセージ内容には、固定のテキストだけでなく、HubSpotのトリガーから取得した取引名や金額などの情報を動的に埋め込むことが可能です。これにより、通知を受け取った側が必要な情報を一目で把握できるようになります。

■注意事項

• HubSpot、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。

　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。