Salesforceで商談フェーズが受注になったら、請求書を自動作成してGmailで送付する

■概要

Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ際、請求書の作成や送付を手作業で行っていませんか。
特に複数の情報を参照しながら書類を作成してメールで送付する作業は、時間もかかりミスも発生しやすいものです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの更新をトリガーに請求書を自動作成し、Gmail経由で自動送付するため、こうした課題を解消に導きます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとGmailを利用し、請求書発行業務の効率化を目指す方
• 手作業による請求書作成や送付作業に、時間的制約やミスのリスクを感じている方
• 定型的な請求業務を自動化し、より戦略的な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceでの商談フェーズ更新を起点に、請求書作成からGmailでの送付までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 請求情報の転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
2. トリガーとしてSalesforceの「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを選択し、特に受注フェーズへの変更を検知するように条件を設定します。
3. 次に、分岐機能を選択し、特定の条件（例：商談フェーズが「受注」であること）を満たした場合に後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを選択し、関連する取引先情報、取引先責任者情報、商談商品情報を取得するようにそれぞれ設定します。
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を用いて請求書を自動作成します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのトリガー設定では、起動のトリガーとする商談の更新条件（例：特定のフェーズへの変更時など）を任意で設定してください。
• 分岐機能の設定では、どのような条件（例：商談の金額や商品内容など）で請求書発行の処理を分岐させるか、運用に合わせて任意に設定・追加できます。
• Google スプレッドシートでの書類発行アクションでは、事前に運用に合わせた請求書の雛形テンプレート（例：宛名、請求日、支払期日、商品名、数量、単価、金額などの項目を含むもの）を作成しておく必要があります。
• Gmailでのメール送信アクションでは、Salesforceから取得した顧客名や受注金額などの情報を変数として動的に埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、Salesforceとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
  　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765