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「毎月の棚卸作業、手作業でのデータ入力や集計にかなり時間がかかる…」
「在庫数の確認や記録でミスが発生し、正確な在庫管理が難しくなっている…」
このように、煩雑な棚卸業務に追われ、本来注力すべきコア業務になかなか時間を割けないという悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">ECサイトの注文情報や専用フォームからの入力、あるいは特定のメールで受信した内容に基づいて、棚卸用のデータベースが自動で更新される自動化です。</span>！
手作業による入力ミスの削減はもちろん、棚卸作業にかかる時間を大幅に短縮できます。
また、より正確な在庫状況を把握し、販売戦略の最適化といったより付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化していきませんか?
Yoomには<span class="mark-yellow">棚卸データを更新する業務フローを自動化する</span>テンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
ここでは日々の棚卸業務を効率化するための、様々なトリガーに応じた自動化テンプレートを紹介します。
多様なトリガーから棚卸用データベースを自動更新することで、手作業を大幅に削減し、常に最新の在庫情報を維持できるようになるでしょう。
これにより、人的ミスを防ぎ、棚卸にかかる時間を有効活用できることが期待できます。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
<span class="mark-yellow">Shopifyの新規注文情報をトリガーとして、Google スプレッドシートといった棚卸用データベースを自動で更新する</span>ことができます。
様々な入力ソースからの情報を一元的に管理し、手作業によるデータ入力の手間とミスを削減して、常に正確な在庫情報を把握できるようになるでしょう。
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<span class="mark-yellow">Outlookで受信した内容をもとに、Microsoft Excelの情報を自動で更新する</span>こともできます。
自動化することで、作業時間を大幅に削減し、他のよりコアな業務に集中できる環境作りをサポートします。
<span class="mark-yellow">フォームを使った棚卸報告をきっかけに、回答情報を使ってNotionなどのデータベースの情報を自動更新する</span>ことも可能です。
フォームから棚卸報告を行うだけでデータベースまで更新できるため、対応の抜け漏れ防止に役立ちますよ！
それではここから代表的な例として、「Shopifyで新しい注文情報が作成された際に、Google スプレッドシートで管理している棚卸用データベースの在庫数を自動で更新する」フローの作成手順を解説していきます！
この設定により、手作業での在庫数反映の手間やミスを削減し、常に最新の在庫状況を把握できるようになるでしょう。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
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はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Shopifyのマイアプリ登録】
検索窓にShopifyと入力し、表示された候補から選択します。
Yoomと連携するShopifyアカウントの管理画面から、「APIキー」「APIシークレットキー」「サブドメイン」を取得し、各項目に値を入力しましょう。入力後、「追加」をクリックして連携完了です！
※Shopifyのマイアプリ登録方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
※Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。ぜひこの機会に、試してみてくださいね！
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓でGoogle スプレッドシートを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択したら連携完了です！
※認証時に、Google スプレッドシートへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Shopifyに注文情報が作成されたら、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「注文情報が作成されたら（Webhook）」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、Webhookのイベント受信設定です。
Webhookの設定は、Shopifyの管理画面で行います。
下図赤枠内のURLをコピーしておき、Shopifyの画面に移動しましょう！
Shopifyに移動したら「設定」画面を開き、「通知」を選択します。
通知設定の中にある「Webhook」をクリックしてください。
「Webhookを作成」を押して、下記のように設定していきましょう！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
Shopifyで実際に、テスト用の注文を作成してみてくださいね！
注文情報を作成したらYoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、先ほど作成した注文情報が、「取得した値」にアウトプットとして抽出されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
正しく情報が取得できていることを確認して「保存する」をクリックし、次のステップに進みましょう！
続いて、ステップ3で取得した注文情報から、注文情報の詳細を取得する設定を行います。
「注文情報を取得」をクリックしてください。
先ほどと同じように、タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に、API接続設定です。
「サブドメイン」を、入力欄下に記載されている注釈を参考にして、手入力しましょう。
「注文ID」は、アウトプットを使って設定します。
「取得した値」の「注文情報が作成されたら（Webhook）」内にある、「注文ID」を選択してくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックして、「取得した値」に注文情報の詳細が抽出されることを確認しましょう。
確認したら「保存する」をクリックして、次のステップに進みます。
ここでは、Google スプレッドシートのレコードを更新する前に、更新前の在庫数を取得する設定を行います。
「レコードを取得する（更新前の在庫数を取得する）」をクリックしてください」
これまでと同じように、タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
続いて、データベース操作の詳細設定を行います。
「取得したレコードの条件」を「商品ID＝商品ID」といったように、他の商品と重複することのない値が「＝」となるように条件を設定してください。
今回は下図のようなシートをテスト用に用意しました。
「商品ID」には、Shopifyの商品IDを入力しておいてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックして、指定した条件の通りにレコードが取得できていることを確認しましょう！
確認後は「保存する」を押して、次の設定に進んでくださいね！
続いて、ステップ3・4で取得した注文情報と、ステップ5で取得した在庫数をもとに、在庫数の自動計算を行う設定をしていきます。
「計算（四則演算/更新前の在庫数から、注文数を差し引く）」をクリックしてください。
ここでの設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。
特に設定を変更する必要はありませんが、下図のような設定になっていることを確認してみてくださいね！
確認後は「テスト」をクリックし、正しく計算がされることを確認して「保存」しましょう。
最後に、Google スプレッドシートのレコードを更新する設定を行います。
ここでは、ステップ6で自動計算したデータを使って、在庫数を更新する設定をしていきますよ！
「レコードを更新する」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がステップ5と同じものであることを確認しましょう。
実行アクションは変更せず、データベースの連携設定に進みます。
「データベースの連携」設定はステップ5と同じように設定して、「次へ」をクリックしてください。
次に、「データベース操作の詳細設定」を行います。
「更新したいレコードの条件」を、ステップ5と同様に設定してくださいね！
「更新後のレコードの値」で、在庫数の自動更新設定をしていきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にシートのデータが更新されていることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックして設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Shopifyで新しい注文情報が作成された際に、Google スプレッドシートで管理している棚卸用データベースの在庫数を自動で更新する」フローの作成手順でした！
棚卸情報が更新されたらGmailやSlackに通知したり、Shopifyの在庫数が閾値以下になったらNotionのレコードを自動更新したりできます。
いかがでしたか？棚卸業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータの入力や更新作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる在庫数の不一致を防ぐことができるでしょう。</span>これにより、常に正確な在庫情報をリアルタイムで把握できるようになり、欠品や過剰在庫のリスクを低減させ、より効率的な在庫管理と販売機会の最大化に繋がるため、従業員は単純作業から解放され、より戦略的な業務に集中できる環境が整うはずですよ！
Yoomを使えば、便利な自動化がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
まずは1つ自動化を試してみて、業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひこの機会に体験してみてくださいね！
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