■概要
Google スプレッドシートでの棚卸情報の管理は便利ですが、更新のたびに内容を確認し、分析結果を関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
特に手作業でのデータ分析や通知作業は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの懸念もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報が更新されると、AIが自動で内容を分析します。
さらに、分析結果をGmailで通知するため、共有プロセスの効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで棚卸情報を管理し、手作業で分析や通知を行っている方
- AIを活用して棚卸データの分析を効率化し、迅速な状況把握を実現したい方
- Gmailでの通知作業を自動化し、関係者への情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行更新を起点に、AIによる分析とGmailでの通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ分析の抜け漏れや、Gmailでの通知忘れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、分析に必要なデータを取得します。
- 続いて、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したデータをもとに分析結果や通知文面を生成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成されたテキストを本文に含めて指定した宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能でテキストを生成する際には、プロンプト内で前段で取得した値を動的な変数として埋め込むことで、状況に応じたメッセージを作成することが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、前段のオペレーション（例：AIが生成した分析結果）で取得した値を動的な変数として埋め込むといった柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmaiのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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