Outlookで注文メールを受信したら、Microsoft Excelの棚卸用データベースを自動更新する
Outlookで注文メールを受信したら、Microsoft Excelの棚卸用データベースを自動更新する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信する注文メールの内容を、一件ずつ手作業でMicrosoft Excelの在庫管理表に転記していませんか？こうした定型的な業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで注文メールを受信した際に、内容をAIが読み取りMicrosoft Excelの棚卸用データベースを自動で更新できるため、こうした課題を解消し、正確な在庫管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookの注文メールを元に、Microsoft Excelの在庫管理を手作業で行っている方
- メールからのデータ転記作業に時間がかかり、コア業務に集中できないEC担当者の方
- 手作業による在庫数の更新ミスをなくし、棚卸業務の精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの注文メール受信をトリガーに在庫数が自動更新されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 3.続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から商品名や注文数などの情報を抽出します。
- 4.次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新前の在庫数を取得します。
- 5.続いて、「計算処理をする」アクションで、取得した在庫数からメールから抽出した注文数を差し引く計算を設定します。
- 6.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、計算結果を反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを取得する」および「レコードを更新する」アクションを設定する際には、連携対象となるデータベースの指定が必要です。ご自身で管理している棚卸用のMicrosoft Excelシートが格納されている保存場所を正しく設定してください。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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