■概要
日々の業務でOutlookに届く注文メールを確認し、その都度Microsoft Excelの在庫情報を手作業で更新するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
特に注文数が増えると、この作業の負荷は無視できないものになります。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の注文メールを受信した際に、Microsoft Excelの棚卸用データベースを自動で更新し、こうした課題の解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する注文メールを基に、手作業でMicrosoft Excelの在庫情報を更新している方
- 注文処理におけるデータ入力の手間を削減し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- 在庫管理の精度を向上させ、より効率的な業務フローの構築を目指している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookへのメール受信をトリガーに、Microsoft Excelの在庫情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- メール内容の確認漏れやMicrosoft Excelへの転記ミスといった、手作業に起因するヒューマンエラーの発生リスクを低減し、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、注文メールを特定するための件名やキーワードを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を使い、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から商品名や注文数などの必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する（更新前の在庫数を取得する）」アクションを設定し、抽出した商品情報に基づいて、現在の在庫数を取得します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「計算（四則演算）」アクションを設定し、取得した現在の在庫数から注文数を差し引く計算を行い、更新後の在庫数を算出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、算出した更新後の在庫数で該当商品のレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定「特定の件名のメールを受信」では、監視対象とするメールフォルダのIDや、注文メールを特定するための件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- データ抽出機能の設定では、メール本文の形式や文字数に応じて適切な変換タイプを選択し、抽出対象となるテキストの範囲、抽出したい項目（例：商品コード、数量）、そしてAIへの具体的な指示内容を任意で設定してください。
- Microsoft Excelから更新前の在庫数を取得する「レコードを取得する」アクションでは、どの商品の在庫情報を取得するかを特定するための条件（例：商品名が一致、商品IDが一致など）を任意で設定してください。
- データ変換機能の計算設定では、在庫数を更新するための計算式（例：現在の在庫数から注文数を引くなど）を、業務に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft Excelの在庫情報を更新する「レコードを更新する」アクションでは、更新対象となるセルや、実際に書き込む値を任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
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