フォームに添付されたファイルをBoxに格納してNotionにファイル情報を追加
フォームを利用してファイルを受け取る機会が多い場合にオススメのフローです。
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「ファイル管理とデータの整理、もっと簡単にできないかな…」
データ整理を始めると意外と時間を奪われて、他の業務にまで手が回らないときってありますよね。
特に、複数のツールを使い分けている場合、データの転記手間やミスが起こりがちです。
そんな手間やミスを解消する方法が、BoxとNotionの自動連携です！
たとえば、Boxにファイルがアップロードされた後に、Notionにファイルデータを自動追加したり、フォームで受け取ったファイルをBoxに格納し、Notionに自動追加したりできます。
この自動化を導入すれば、<span class="mark-yellow">データ管理の手間が省け、転記漏れやミスを防止できます。</span>
これにより、ファイルやデータ管理に悩まされることがなくなり、他の業務に専念できる環境が整うでしょう。
今回は、BoxとNotionを連携してできることや自動化の設定方法を詳しくご紹介します！
自動化は今日から導入できるので、本記事を最後までご覧になって試してみてくださいね！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単に BoxとNotionの連携が可能です。
YoomにはあらかじめBoxとNotionを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
BoxとNotionのAPIを連携すれば、BoxのデータをNotionに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBoxとNotionの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
ファイル情報を一元管理したい方や、ファイル情報を整理したい方にオススメのフローです。
フォームを利用してファイルを受け取る機会が多い場合にオススメのフローです。
紙ベースの資料をデジタル化し、情報整理をしたいと考えている方にオススメのフローです。
手作業でのファイル管理やデータ入力が不要になります。
それでは、さっそく実際にBoxとNotionを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとNotionの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Boxに格納されたファイル情報をNotionに追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けると以下の通りです。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Boxを検索するとログイン画面が表示されます。
ログインするとアクセス許可の画面が表示されます。
内容を確認して「Boxへのアクセスを許可する」を押すと、連携完了です！
Notionのアプリを検索するとログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力します。
ログイン情報を入力すると、アクセス許可のページが表示されます。
「Yoomに付与されるアクセス許可」を確認の上「ページを選択する」をクリックします。
「Yoomに付与されるアクセス」を許可するページにチェックを入れます。
今回使用するデータベースにチェックを入れましょう。
チェックを入れ終わったら「アクセスを許可する」をクリックして、連携完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Boxと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択
「フォルダのコンテンツID」を入力します。
注釈にもとづいてURLからIDをコピーしましょう！
今回は、テスト用としてBoxにこのようなファイルを作成しています！
入力が完了したら「テスト」を押します。
このような画面が表示されたらテスト成功なので「次へ」をクリックしましょう。
下記の注釈の手順にもとづいて、テストを行っていきます！
まずはBoxにテスト用のファイルをアップロードします。
今回は、先ほどのフォルダ内に画像データをテスト用としてアップロードしました！
アップロード後「テスト」を押して、問題なければ「テスト成功」の他に「アウトプット」が表示されます。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしましょう！
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
「ファイル情報の取得」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Boxと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ファイル情報の取得」を選択
「コンテンツID」の欄にすでに、ステップ3の「アウトプット」に表示されていたコンテンツIDが入力されている場合は、そのままでOKです！
もし、入力されていない場合は以下の通り、選択しましょう。
①入力欄をクリックして、アウトプットを表示
②「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック
③「コンテンツID」を選択
入力完了後「テスト」を押して、テストが成功したら「保存する」をクリックします。
「レコードを追加する」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを追加する」を選択
次にファイル情報の追加先となる「データベースID」を入力します。
今回はテスト版としてこのようなテーブルをNotionに作成しました。
「データベースID」の入力欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から選びましょう。
「追加するレコードの値」を入力していきます。
Notionのテーブルに応じた入力項目が表示されるので、ステップ3やステップ4で取得した値をアウトプットを活用して入力しましょう！
①入力欄をクリックして、アウトプットを表示
②「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック
③「コンテンツID」を選択
同じ手順で他の項目についても入力します。
全ての項目へ入力後、「テスト」を押して、成功したら「保存する」をクリックします。
実際に、テストでデータが追加されたNotionがこちらです！
赤枠部分が追加された部分になります。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Boxに格納されたファイル情報をNotionに追加するための連携手順になります！
今回はBoxからNotionへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にNotionからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、以下のテンプレートも併せてご利用ください。
フォルダの作成漏れや重複作成などを避けたい方にオススメのフローです。
フォルダ作成が自動化されるため、作業負担を軽減できます。
タスクの進捗状況や取引先との商談状況などに合わせてフォルダ作成するなど、データ整理を効率化したい場合にオススメのフローです。
BoxやNotionのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
保存されたファイルを他のツールへ自動転送したり、ファイル情報を転記したりできます。
他にも、ファイルの自動保存やフォルダの自動作成が可能です。
Notionへの自動追加以外にも、通知やメール送信なども自動化することが可能です。
Notionでデータを一元管理している方にオススメです。
BoxとNotionの連携により、ファイルやデータ管理がシンプルになり、作業時間を短縮できます。
BoxにアップロードされたファイルをNotionへ追加、フォームで受け取ったファイルをBoxとNotionに追加する作業を自動化できます。
また、OCRを活用することで、紙ベースのデータの取得も容易になり、簡単にBoxやNotionに保存できるでしょう。
これらの自動化を導入すれば、<span class="mark-yellow">データ漏れや入力ミスが防げるだけでなく、作業の手間を大幅に削減できるはずです。</span>
「手作業でのデータ入力を減らしたい」「ファイルデータを正確に管理したい」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
今回ご紹介したテンプレートを活用して、ファイル管理を自動化に任せましょう！
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