・
「ファイル管理とデータの整理、もっと簡単にできないかな…」
データ整理を始めると意外と時間を奪われて、他の業務にまで手が回らないときってありますよね。
特に、複数のツールを使い分けている場合、データの転記手間やミスが起こりがちです。
そんな手間やミスを解消する方法が、BoxとNotionの自動連携です！
たとえば、Boxにファイルがアップロードされた後に、Notionにファイルデータを自動追加したり、フォームで受け取ったファイルをBoxに格納し、Notionに自動追加したりできます。
この自動化を導入すれば、データ管理の手間が省け、転記漏れやミスを防止できます。
これにより、ファイルやデータ管理に悩まされることがなくなり、他の業務に専念できる環境が整うでしょう。
今回は、BoxとNotionを連携してできることや自動化の設定方法を詳しくご紹介します！
自動化は今日から導入できるので、本記事を最後までご覧になって試してみてくださいね！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単に BoxとNotionの連携が可能です。
YoomにはあらかじめBoxとNotionを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
Boxにファイルをアップロードした後、そのファイル名やURLといった情報を手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。
この作業は単純ですが、件数が増えるほど時間がかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされると、自動でファイル情報を抽出しNotionのデータベースへ追加します。
面倒な手作業をなくし、ファイル管理の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
BoxとNotionのAPIを連携すれば、BoxのデータをNotionに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBoxとNotionの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
ファイル情報を一元管理したい方や、ファイル情報を整理したい方にオススメのフローです。
■概要
Boxにファイルをアップロードした後、そのファイル名やURLといった情報を手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。
この作業は単純ですが、件数が増えるほど時間がかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされると、自動でファイル情報を抽出しNotionのデータベースへ追加します。
面倒な手作業をなくし、ファイル管理の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
フォームを利用してファイルを受け取る機会が多い場合にオススメのフローです。
■概要
問い合わせフォームや応募フォームなどからファイルを受け取る際、手作業でBoxへ保存し、Notionに情報を転記していませんか？
この作業は手間がかかるうえ、ファイルや情報の管理も煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付・送信されるだけで、Boxへの自動格納とNotionへの情報追加が完了するため、煩雑な手作業を削減できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
紙ベースの資料をデジタル化し、情報整理をしたいと考えている方にオススメのフローです。
手作業でのファイル管理やデータ入力が不要になります。
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
ファイル追加から情報転記までのプロセスを自動化し、手動作業による手間を削減することができます。
OCR機能により、画像やPDFからテキストデータを正確に抽出し、Notionに追加することで情報が一元管理され検索や共有が容易になります。
また、データ入力のミスを防止できるため、正確な情報管理を実現できます。
それでは、さっそく実際にBoxとNotionを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとNotionの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Boxに格納されたファイル情報をNotionに追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けると以下の通りです。
■概要
Boxにファイルをアップロードした後、そのファイル名やURLといった情報を手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。
この作業は単純ですが、件数が増えるほど時間がかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされると、自動でファイル情報を抽出しNotionのデータベースへ追加します。
面倒な手作業をなくし、ファイル管理の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Boxを検索するとログイン画面が表示されます。
ログインするとアクセス許可の画面が表示されます。
内容を確認して「Boxへのアクセスを許可する」を押すと、連携完了です！
Notionのアプリを検索するとログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力します。
ログイン情報を入力すると、アクセス許可のページが表示されます。
「Yoomに付与されるアクセス許可」を確認の上「ページを選択する」をクリックします。
「Yoomに付与されるアクセス」を許可するページにチェックを入れます。
今回使用するデータベースにチェックを入れましょう。
チェックを入れ終わったら「アクセスを許可する」をクリックして、連携完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
■概要
Boxにファイルをアップロードした後、そのファイル名やURLといった情報を手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。
この作業は単純ですが、件数が増えるほど時間がかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされると、自動でファイル情報を抽出しNotionのデータベースへ追加します。
面倒な手作業をなくし、ファイル管理の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Boxと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「フォルダにファイルがアップロードされたら」を選択
「フォルダのコンテンツID」を入力します。
注釈にもとづいてURLからIDをコピーしましょう！
今回は、テスト用としてBoxにこのようなファイルを作成しています！
入力が完了したら「テスト」を押します。
このような画面が表示されたらテスト成功なので「次へ」をクリックしましょう。
下記の注釈の手順にもとづいて、テストを行っていきます！
まずはBoxにテスト用のファイルをアップロードします。
今回は、先ほどのフォルダ内に画像データをテスト用としてアップロードしました！
アップロード後「テスト」を押して、問題なければ「テスト成功」の他に「アウトプット」が表示されます。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックしましょう！
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
「ファイル情報の取得」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Boxと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ファイル情報の取得」を選択
「コンテンツID」の欄にすでに、ステップ3の「アウトプット」に表示されていたコンテンツIDが入力されている場合は、そのままでOKです！
もし、入力されていない場合は以下の通り、選択しましょう。
①入力欄をクリックして、アウトプットを表示
②「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック
③「コンテンツID」を選択
入力完了後「テスト」を押して、テストが成功したら「保存する」をクリックします。
「レコードを追加する」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを追加する」を選択
次にファイル情報の追加先となる「データベースID」を入力します。
今回はテスト版としてこのようなテーブルをNotionに作成しました。
「データベースID」の入力欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から選びましょう。
「追加するレコードの値」を入力していきます。
Notionのテーブルに応じた入力項目が表示されるので、ステップ3やステップ4で取得した値をアウトプットを活用して入力しましょう！
①入力欄をクリックして、アウトプットを表示
②「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック
③「コンテンツID」を選択
同じ手順で他の項目についても入力します。
全ての項目へ入力後、「テスト」を押して、成功したら「保存する」をクリックします。
実際に、テストでデータが追加されたNotionがこちらです！
赤枠部分が追加された部分になります。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Boxに格納されたファイル情報をNotionに追加するための連携手順になります！
今回はBoxからNotionへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にNotionからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、以下のテンプレートも併せてご利用ください。
フォルダの作成漏れや重複作成などを避けたい方にオススメのフローです。
フォルダ作成が自動化されるため、作業負担を軽減できます。
■概要
Notionに新しくページが作成または更新されたら、boxにフォルダを作成するフローです。
フォルダ名は任意の値に置き換えることができます。
Notionとboxを連携することで、新しく作成・更新されたページを自動的にboxに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Notion、boxそれぞれとYoomを連携してください。
・フォルダの作成先やフォルダ名などを任意の値に変更することが可能です。
タスクの進捗状況や取引先との商談状況などに合わせてフォルダ作成するなど、データ整理を効率化したい場合にオススメのフローです。
BoxやNotionのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
保存されたファイルを他のツールへ自動転送したり、登録したタスク情報をもとにフォルダを作成することができます。
他にも、ファイルの自動保存が可能です。
■概要
Asanaで新しいタスクを作成するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手動で作成していませんか。
この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトにタスクが追加されたタイミングで、Boxに指定したフォルダが自動で作成されるため、正確性の高いデータ管理を実現できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Notionへの自動追加以外にも、通知やメール送信なども自動化することが可能です。
Notionでデータを一元管理している方にオススメです。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで情報の一元管理をしたい方
・顧客情報、アンケート結果、イベント参加者情報など、Googleフォームで収集した様々な情報をNotionの個別のページとして自動で作成し、管理したい方
・Notionのページを情報集約の場として活用し、チームメンバーと共有したい方
2.GoogleフォームとNotionを連携させて業務効率化を図りたい方
・手作業でのデータ転記をなくし、時間の節約をしたい方
・回答内容に基づいて、Notionでタスクを作成したり、関連情報を紐づけたりしたい方
3.マーケティング担当者、営業担当者、人事担当者、プロジェクトマネージャーなど
・Googleフォームを活用して情報収集を行い、Notionで情報を管理・活用している方々
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答をNotionデータベースに自動で転記する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。
・Notionのデータベース機能と連携することで、作成されたページをデータベース化し、回答データを分析したり、業務に活用することができます。
■注意事項
・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Notionのデータベースが更新される毎に、Hubspotの取引に登録するフローです。
NotionとHubspotを連携することで、データベースが更新される毎に自動的にHubspotにも追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Hubspotに登録する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Notion、HubspotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
このフローでは、Notionでタスクの進捗が変わった際に自動的にChatworkへ通知が送られるので、チーム全体が業務進捗を漏れなく把握できます。この自動化により、情報共有が迅速になり、コミュニケーションの漏れを防ぎます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Salesforceで管理しているリード情報を、情報共有やタスク管理のためにNotionへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録された際に、その情報を自動でNotionのデータベースへ追加できるため、手作業による手間をなくし、正確な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
BoxとNotionの連携により、ファイルやデータ管理がシンプルになり、作業時間を短縮できます。
BoxにアップロードされたファイルをNotionへ追加、フォームで受け取ったファイルをBoxとNotionに追加する作業を自動化できます。
また、OCRを活用することで、紙ベースのデータの取得も容易になり、簡単にBoxやNotionに保存できるでしょう。
これらの自動化を導入すれば、データ漏れや入力ミスが防げるだけでなく、作業の手間を大幅に削減できるはずです。
「手作業でのデータ入力を減らしたい」「ファイルデータを正確に管理したい」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！
今回ご紹介したテンプレートを活用して、ファイル管理を自動化に任せましょう！
