Boxに格納されたファイル情報をNotionに追加する

■概要

Boxにファイルをアップロードした後、そのファイル名やURLといった情報を手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。
この作業は単純ですが、件数が増えるほど時間がかかり、コピー&ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされると、自動でファイル情報を抽出しNotionのデータベースへ追加します。
面倒な手作業をなくし、ファイル管理の正確性と効率を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • BoxとNotionを利用し、ファイル情報を手動で転記している方
  • ファイル管理の抜け漏れや入力ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
  • 定型的な転記作業を自動化し、その他の業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Boxにファイルが追加されると自動でNotionに情報が連携されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業による情報の転記がなくなることで、コピー&ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
  3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの情報を取得します。
  4. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報をNotionの指定データベースに追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 「レコードを追加する」では、前段のオペレーションでBoxから取得した情報を引用・設定することが可能です。

注意事項

  • BoxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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