Boxに格納されたファイル情報をNotionに追加する

■概要

Boxにファイルをアップロードした後、そのファイル名やURLといった情報を手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。
この作業は単純ですが、件数が増えるほど時間がかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされると、自動でファイル情報を抽出しNotionのデータベースへ追加します。
面倒な手作業をなくし、ファイル管理の正確性と効率を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとNotionを利用し、ファイル情報を手動で転記している方
• ファイル管理の抜け漏れや入力ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
• 定型的な転記作業を自動化し、その他の業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルが追加されると自動でNotionに情報が連携されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記がなくなることで、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの情報を取得します。
4. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報をNotionの指定データベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「レコードを追加する」では、前段のオペレーションでBoxから取得した情報を引用・設定することが可能です。

■注意事項

• BoxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。