■概要
Boxにファイルをアップロードした後、そのファイル名やURLといった情報を手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。
この作業は単純ですが、件数が増えるほど時間がかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされると、自動でファイル情報を抽出しNotionのデータベースへ追加します。
面倒な手作業をなくし、ファイル管理の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとNotionを利用し、ファイル情報を手動で転記している方
- ファイル管理の抜け漏れや入力ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
- 定型的な転記作業を自動化し、その他の業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でNotionに情報が連携されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの情報を取得します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報をNotionの指定データベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「レコードを追加する」では、前段のオペレーションでBoxから取得した情報を引用・設定することが可能です。
■注意事項
- BoxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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