フォームに添付されたファイルをBoxに格納して、Notionにファイル情報を追加する

■概要

問い合わせフォームや応募フォームなどからファイルを受け取る際、手作業でBoxへ保存し、Notionに情報を転記していませんか？
この作業は手間がかかるうえ、ファイルや情報の管理も煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付・送信されるだけで、Boxへの自動格納とNotionへの情報追加が完了するため、煩雑な手作業を削減できる可能性があります。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームから受け取ったファイルの管理に手間や時間を取られている方
• BoxとNotionを併用しており、手作業での情報転記に課題を感じている方
• ファイル提出から情報管理までを一気通貫で自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると自動でBoxにファイルが保存され、Notionに情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのアップロード忘れやNotionへの情報転記における入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、ファイル添付欄を含むフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを選択し、フォームで受け取ったファイルを指定のフォルダにアップロードするように設定します。
4. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの入力内容やBoxに格納したファイルの情報をデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「レコードを追加する」では、フォームの入力内容（氏名や会社名など）やBoxの情報を変数として埋め込む設定が可能です。

■注意事項

• BoxとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。

‍