Notionでステータスが更新されたら、Boxにフォルダを作成する

■概要

Notionで管理しているタスクやプロジェクトのステータスが進むたびに、Boxに手作業でフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかる上に、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Notionのステータス更新をトリガーとして、Boxに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとBoxを連携させて、プロジェクトや案件管理を効率化したい方
• 手作業によるフォルダ作成の手間や、それに伴うヒューマンエラーをなくしたい方
• 複数のSaaSを連携させ、業務の自動化を推進したいと考えている情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのステータス更新に連動してBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのフォルダ作成時に起こりやすい、命名ルールの間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定し、監視対象のデータベースを指定します
3. オペレーションで、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したオブジェクトIDを元にページの詳細情報を取得します
4. 次に、分岐機能を設定し、特定のステータス（例：ステータスが「契約済み」）になった場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
5. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成する」を設定し、任意の場所にフォルダを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Notionから取得したページのステータス情報などをもとに、「ステータスが完了になったら」といった後続の処理を分岐させる任意の条件を設定できます。
• Boxで作成するフォルダの保存場所やフォルダ名は自由に設定可能です。フォルダ名には、Notionのページタイトルなど、前段のオペレーションで取得した情報を活用できます。

■注意事項

• NotionとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。