「BoxにアップロードしたファイルについてMemにメモしておきたいけど、ひとつひとつ記録するのは面倒…」このような手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、Boxにファイルをアップロードするだけで、関連情報が自動的にMemのNoteに記録される仕組み があれば、こうした日々の細かなストレスから解放されるでしょう。
結果として、情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーも防ぎつつ、より重要な業務に集中できる時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても誰でも簡単に設定できます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとMemを連携するためのテンプレート が用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックで早速スタートできますよ！
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、MemでNoteを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードしたファイルを、ナレッジ管理ツールのMemへ都度手作業で記録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記漏れや更新忘れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxとMemをシームレスに連携し、ファイルアップロードをトリガーにMemへ自動でNoteを作成できます。煩雑な手作業をなくし、情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMemを使って情報管理をしており、手作業での連携に課題を感じている方 Boxへのファイル追加をきっかけに、Memへの情報共有を自動化したいと考えているチーム ナレッジマネジメントを効率化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードをトリガーにMemへ自動でNoteが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。 手作業による転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーをなくし、Boxの情報をMemに正確に蓄積することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMemをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 その後、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードされたファイルの情報を取得します。 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」アクションを設定し、取得した情報をもとにNoteを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダIDを任意で設定してください。 MemでNoteを作成するアクションでは、Noteを保存するコレクションIDを任意で指定できます。また、Noteの内容には固定テキストのほか、Boxから取得したファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Box、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxとMemを連携してできること
BoxとMemのAPIを連携させることで、二つのツール間の情報連携を自動化できます。手作業による手間やミスを削減し、業務の効率を向上させましょう。
ここでは、具体的な自動化例を複数ご紹介します。 気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、MemでNoteを作成する
Boxの指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされるたびに、そのファイル名や共有リンクといった情報をMemの新規Noteに自動で記録する基本的なフローです。
ファイル情報を手作業で転記する手間がなくなり、記録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーも防ぐことができる ため、チーム内での情報共有が迅速かつ正確なものになるでしょう。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、MemでNoteを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードしたファイルを、ナレッジ管理ツールのMemへ都度手作業で記録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記漏れや更新忘れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxとMemをシームレスに連携し、ファイルアップロードをトリガーにMemへ自動でNoteを作成できます。煩雑な手作業をなくし、情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMemを使って情報管理をしており、手作業での連携に課題を感じている方 Boxへのファイル追加をきっかけに、Memへの情報共有を自動化したいと考えているチーム ナレッジマネジメントを効率化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードをトリガーにMemへ自動でNoteが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。 手作業による転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーをなくし、Boxの情報をMemに正確に蓄積することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMemをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 その後、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードされたファイルの情報を取得します。 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」アクションを設定し、取得した情報をもとにNoteを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダIDを任意で設定してください。 MemでNoteを作成するアクションでは、Noteを保存するコレクションIDを任意で指定できます。また、Noteの内容には固定テキストのほか、Boxから取得したファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Box、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、ファイル内容をOCRで読み取りMemに保存する
Boxに請求書や契約書などの画像ファイルやPDFがアップロードされた際に、OCR機能を用いてファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容をMemの新規Noteとして保存するフローも用意されています。
手作業での文字起こしや重要な情報の抜き出し作業が不要になるため、データ入力にかかる時間を削減し、情報の検索性も向上 させることが可能です。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、ファイル内容をOCRで読み取りMemに保存する
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■概要
Boxに保存された契約書や請求書、議事録などのファイル内容を、手動で確認し、ナレッジツールに転記する作業は手間がかかる上に、見落としや入力ミスも発生しがちです。特に、これらの情報をMemで一元管理している場合、情報の同期に時間がかかってしまうことも少なくありません。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でファイル内容をOCRで読み取り、Memに保存します。BoxとMemを連携させることで、こうした手作業を自動化し、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMemを活用して、情報やナレッジの一元管理を行っている方 契約書や請求書や議事録など、Boxに保存されるファイルの情報を手作業で転記している方 手作業による情報転記のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルが追加されるだけで、ファイル内容が自動でMemに保存されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのコピー＆ペーストによる、転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の品質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMemをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。 最後に、オペレーションでMemの「Save to Mem」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータをMemに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクション設定では、読み取りたいファイルのどの項目を抽出するかを任意でカスタムすることが可能です。 Memへの保存アクションでは、内容や指示欄などに、固定のテキストを入力したり、前のステップで取得した情報を変数として埋め込んだりするなどの設定ができます。 ■注意事項
Box、MemのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
BoxとMemの連携フローを作ってみよう
ここからは、BoxとMemを連携させたフローの作成方法を解説していきます！こちら の登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、MemでNoteを作成する 」テンプレートを使ってフローを作成します。
BoxとMemのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
Boxのトリガー設定とMemに作成するNoteの設定
フロー稼働の準備
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、MemでNoteを作成する
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■概要
Boxにアップロードしたファイルを、ナレッジ管理ツールのMemへ都度手作業で記録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記漏れや更新忘れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxとMemをシームレスに連携し、ファイルアップロードをトリガーにMemへ自動でNoteを作成できます。煩雑な手作業をなくし、情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMemを使って情報管理をしており、手作業での連携に課題を感じている方 Boxへのファイル追加をきっかけに、Memへの情報共有を自動化したいと考えているチーム ナレッジマネジメントを効率化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードをトリガーにMemへ自動でNoteが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。 手作業による転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーをなくし、Boxの情報をMemに正確に蓄積することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMemをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 その後、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードされたファイルの情報を取得します。 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」アクションを設定し、取得した情報をもとにNoteを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダIDを任意で設定してください。 MemでNoteを作成するアクションでは、Noteを保存するコレクションIDを任意で指定できます。また、Noteの内容には固定テキストのほか、Boxから取得したファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Box、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：BoxとMemのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
それでは、今回のフローで使用するBoxとMemのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Boxのマイアプリ登録
アプリ一覧画面でBoxを検索して選択。
連携させるアカウントでログイン。
YoomからBoxへのアクセス権限を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリック。
アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。 Boxが追加されていることを確認してください。
② Memのマイアプリ登録
アプリ一覧画面でMemを検索して選択。
「アカウント名」に任意の名称を設定。
「アクセストークン」に設定するためのAPIキーを取得しましょう。ログイン
「Add new API key」をクリック。
APIの管理用名称を設定し、生成されたAPIキーをコピーしてから 「Done」をクリック。※「Done」をクリックするとAPIキーが確認できなくなります。
取得したAPIキーを「アクセストークン」に設定します。
設定を終えたら、「追加」をクリック。
マイアプリ画面にMemも追加されていれば、このフローで使用するアプリの登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、MemでNoteを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードしたファイルを、ナレッジ管理ツールのMemへ都度手作業で記録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記漏れや更新忘れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxとMemをシームレスに連携し、ファイルアップロードをトリガーにMemへ自動でNoteを作成できます。煩雑な手作業をなくし、情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとMemを使って情報管理をしており、手作業での連携に課題を感じている方 Boxへのファイル追加をきっかけに、Memへの情報共有を自動化したいと考えているチーム ナレッジマネジメントを効率化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードをトリガーにMemへ自動でNoteが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。 手作業による転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーをなくし、Boxの情報をMemに正確に蓄積することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとMemをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 その後、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードされたファイルの情報を取得します。 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」アクションを設定し、取得した情報をもとにNoteを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダIDを任意で設定してください。 MemでNoteを作成するアクションでは、Noteを保存するコレクションIDを任意で指定できます。また、Noteの内容には固定テキストのほか、Boxから取得したファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Box、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるフォルダの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Boxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更できます。
連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
アクションを確認して、「次へ」をクリック。
対象フォルダに、ファイルアップロードを通知するためのWebhookを作成します。コンテンツID /）で確認できます。
「テスト」をクリック。
テストに成功すると、指定したフォルダにWebhookが作成されます。
「次へ」をクリック。
Boxの指定したフォルダに、事前準備で用意したテスト用のファイルをアップロードしてください。
「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値＝アウトプット」にファイルの情報が追加されます。こちらのヘルプページ 【Tips】
テスト用にアップロードしたファイルが取得されていることを確認し、「保存する」をクリック。 ステップ4：ファイル情報の取得
次は、トリガーアクションでは取得できていない詳細なファイル情報（共有リンクなど）を取得するオペレーションの設定です。
Boxの「ファイル情報の取得」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
「コンテンツID」にはデフォルトで、アップロードされたファイルのコンテンツIDが設定されています。 【Tips】
「テスト」をクリック。
テストに成功すると、対象の詳細なファイル情報が「取得した値」に追加されます。
「保存する」をクリック。 ステップ5：Noteの作成
それでは、MemにNoteを作成しましょう。
Memの「Create Note」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「Content」にNoteの内容を設定。
取得した値＝先ほど取得したアウトプットを挿入した部分は変動値、テキスト直接入力の箇所は固定値となります。
「Collection ID」を設定することで、NoteにCollection（タグ）を付与することができます。ID部分 ）から取得してください。
その他、作成日時や更新日時を指定することもできます。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、指定した内容のNoteがMemに作成されます。
期待通りの結果であることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
BoxやMemのAPIを使ったその他の自動化例
BoxやMemのAPIを活用することで、ファイル管理やナレッジ管理を効率化できます。
Boxを使った自動化例
Boxの自動化を導入することで、ファイル共有や情報整理の手間を減らし、業務をスムーズに進められます。PDF生成や文字起こしを組み合わせることで、営業資料や議事録を効率的に活用できる点も魅力です！
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
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■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
Boxに音声ファイルが追加されたら、文字起こししPerplexityで要約してNotionに追加する
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■概要
会議の議事録作成やインタビューの記録など、音声ファイルの扱いは手間がかかる業務の一つではないでしょうか。ファイルを手動で文字起こしツールにかけ、さらに要約を作成してNotionにまとめる作業は、時間も集中力も必要とします。このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルがアップロードされるだけで、文字起こしからPerplexityによる要約、そしてNotionへの記録までが自動で完結するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存した会議録音から、手作業で議事録を作成しているマーケターや営業担当者の方 インタビュー音声の文字起こしと要約、Notionへの情報集約を効率化したいメディア担当者の方 Perplexityを活用して、音声コンテンツの要約作成プロセスを自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイル追加を起点に、文字起こしから要約、Notionへの追加までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮することができます。 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、転記ミスや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Box、Perplexity、NotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルをテキスト化します。 その後、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された要約などを指定のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、音声ファイルをアップロードする特定のフォルダを任意で指定してください。 Perplexityでの要約生成では、プロンプトを自由にカスタマイズできるため、「以下のテキストを箇条書きで要約してください」のように、出力形式の指定も可能です。 Notionへの追加アクションでは、どのデータベースに追加するかを選択し、タイトルや本文などの各プロパティに、Perplexityで生成した要約などを割り当てることができます。 ■注意事項
Notion、Perplexity、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 文字起こしオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方 BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
SalesforceにアップロードしたファイルをBoxと同期する
試してみる
■概要
SalesforceにアップロードされたファイルをBoxと自動で同期するワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
SalesforceとBoxを日常的に利用しており、ファイルの手動同期に時間を取られている方 複数のSaaSアプリを活用しているが、データ連携に課題を感じているIT担当者の方 業務プロセスの自動化を進めたいと考えているチームリーダーやマネージャーの方 データ管理の効率化とエラーの削減を目指している企業の経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
時間の節約：手動でのファイル同期作業が不要になり、他の重要業務に集中できます。 エラーの防止：自動化によりヒューマンエラーを減少させ、データの正確性を向上します。 業務効率の向上：SalesforceとBox間のデータ連携がスムーズになり、業務フロー全体の効率がアップします。 一元管理：ファイルがBoxに一元管理されることで、情報の検索や共有が容易になります。
Tallyで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する
試してみる
■概要
オンラインフォームのTallyで集めた申込情報やアンケート結果を、手作業で書類にまとめていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されたタイミングで、その内容を元にしたPDFを自動で作成しBoxに保存するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Tallyで収集した情報を元に、手作業で申込書や報告書を作成している方 書類作成からBoxでのファイル管理までを効率化したいバックオフィス担当者の方 手作業によるデータの転記ミスや、ファイルの保存漏れを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Tallyへのフォーム送信をきっかけに、書類作成からBoxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのデータ転記やファイルアップロード作業が不要になるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、TallyとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ作成したテンプレートにTallyのフォーム情報を反映させ、PDFとして出力します。 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのファイルアップロードのアクションにて、保存先となるフォルダを任意で指定してください。案件別や月別など、管理方法に合わせたフォルダに自動で格納することが可能です。 ■注意事項
BoxとTallyのそれぞれとYoomを連携してください。
Memを使った自動化例
Memでの自動化は、日々のナレッジ管理や顧客データの整理に大きな効果を発揮します。コミュニケーション内容をそのままMemに保存し、チームのナレッジを体系的に蓄積できます！
BASEで商品が作成・更新されたら、Memにメモを作成する
試してみる
■概要
BASEで新しい商品を追加したり、既存の商品情報を更新するたびに、その内容を別途Memに手作業でメモしていませんか？商品情報の変更は頻繁に発生することも多く、手作業では手間がかかり、記録漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、BASEで商品が作成・更新された際にその情報を自動でMemにメモとして作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
BASEでECサイトを運営し、商品情報をMemでも管理している方 商品情報の変更を手作業でMemに転記する手間を削減したい方 ECサイトの商品管理と情報共有の効率化を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
BASEでの商品作成・更新情報をMemへ自動で記録するため、手作業による情報入力の時間を短縮できます。 手作業での転記作業が不要になることで、入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、BASEとMemをYoomと連携します。 次に、トリガーでBASEを選択し、「商品が作成・更新されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMemの「Add Content to Mem」アクションを設定し、BASEから取得した商品情報をMemに送信するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Memの「Add Content to Mem」アクションでは、Memに送信するメモの内容を自由にカスタマイズできます。例えば、BASEから取得した商品名、価格、商品説明といった動的なデータと合わせて、固定のテキスト（例：「【BASE商品更新】」など）をメモのタイトルや本文に含めることが可能です。 ■注意事項
BASE、MemのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Memに新しいメモを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Memに新しいメモを作成するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 業務でGoogle スプレッドシートを利用している方
・プロジェクトや顧客との商談情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
・Google スプレッドシートの情報を簡単に他のアプリに反映させたい方
・メモの作成を自動化し、作業時間を短縮したい方
・情報の一元管理を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すれば、Google スプレッドシートに情報が追加された際、Memで新しいメモを自動的に作成することが可能です。
新規プロジェクトの立ち上げや新たな顧客との商談開始に合わせ、プロジェクトや取引先ごとにメモを自動作成し、情報管理を効率化できます。
転記作業が不要になることで、作業時間を削減し、入力ミスや作成漏れを防止できます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Memの作成や再表示の日時設定には、ISO 8601形式での入力が必要です。 Google スプレッドシート上にあらかじめ指定形式で入力するか、関数を用いて形式を変換してください。
LINEで特定のメッセージが送信されたら、MemでNoteを作成する
試してみる
■概要
LINEで送信されたアイデアやタスクを、後で確認しようと思って忘れてしまった経験はありませんか。手動でメモアプリに転記する作業は手間がかかり、重要な情報を見落とす原因にもなりがちです。このワークフローは、LINEの情報をメモアプリであるMemに連携させることで、特定のメッセージをトリガーに、Memへ自動でノートを作成します。情報連携を自動化し、アイデアなどの記録漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
LINEを連絡手段として活用しており、メッセージ内容をMemに集約したい方 Memを日常的に利用しており、手動での転記作業をなくしたい方 外出先などですぐにMemへのログインができない状況が多く、LINEを使って情報の保存や共有を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
LINEのメッセージを自動でMemに保存するため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます 手作業による転記ミスや記録漏れを防ぎ、LINEとMem間でやり取りされる重要なアイデアやタスクを確実にストックすることが可能です ■フローボットの流れ
はじめに、LINE公式アカウントとMemをYoomと連携します 次に、トリガーでLINE公式アカウントを選択し、「ユーザーからメッセージを受けとったら」というアクションを設定します 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードを含むメッセージが来た時のみ、後続のアクションが作動するように条件を設定します 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」アクションを設定し、LINE公式アカウントから受け取ったメッセージ内容をノートとして作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
LINE公式アカウントのトリガー設定では、連携したアカウントの中から、フローを起動させたい任意のアカウントを選択してください 分岐機能では、例えば「#メモ」など特定のキーワードを含むメッセージを受信した場合にのみ、後続のフローが作動するよう条件を任意で設定できます Memでノートを作成するアクションでは、保存先のコレクションIDを任意で設定可能です。また、ノートの本文（Content）には、LINEから受け取ったメッセージを変数として埋め込むだけでなく、固定のテキストを追加することもできます ■注意事項
LINE公式アカウント、MemのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームでユーザーデータが送信されたら、Memに保存しDripでSubscriberを作成する
試してみる
■概要
Webフォームで受け付けた情報を、ナレッジツール「Mem」やマーケティングツール「Drip」に手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで、自動でMemへの情報保存とDripへのSubscriber登録が完了します。DripとMemを連携させることで、面倒な手作業から解放され、顧客情報の一元管理と活用を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Webフォームからの情報をDripやMemに手作業で登録している方 DripでのマーケティングとMemでのナレッジ蓄積を連携させたいと考えている方 リード獲得後の情報管理プロセスを自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信を起点にDripとMemへの登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、DripとMemをYoomと連携します 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでMemを選択し、「Save to Mem」アクションでフォームから送信された情報を保存するように設定します 最後に、オペレーションでDripを選択し、「Create Subscriber」アクションでフォームの情報を基にSubscriberを作成するように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーに設定するフォームのタイトルや、ユーザーに入力を求める質問項目は、用途に合わせて任意の内容に編集してください Memに情報を保存するアクションでは、フォームから取得したどの値をMemに保存するかを任意で設定してください ■注意事項
Mem、DripのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
BoxとMemの連携を自動化することで、Boxへのファイルアップロードを起点としたMemへの記録作業を効率化し、ヒューマンエラーを防げます。
担当者は情報の記録や共有といった定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」 を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。こちら
よくあるご質問
Q：特定のファイルだけを連携対象にできますか？
A：ミニプラン以上で利用できる「分岐」オペレーションを使うことで、設定した条件に当てはまるファイルだけをMemのNoteに記録することが可能になります。「分岐」の設定方法
Q：BoxへのアップロードからMemへの反映までタイムラグはありますか？
A：Boxの指定したフォルダにファイルがアップロードされると、トリガーとなるWebhookの通知が送信されます。
Q：複数のファイルを一度にアップロードした場合、Noteはどのように作成されますか？
A：それぞれのファイルに対してNoteが作成されます。
