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「BoxにアップロードしたファイルについてMemにメモしておきたいけど、ひとつひとつ記録するのは面倒…」
「ファイル名や共有リンクを手入力していると、ミス漏れも発生してしまう…」
BoxとMemを併用する中で、このような手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルをアップロードするだけで、関連情報が自動的にMemのNoteに記録される仕組み</span>があれば、こうした日々の細かなストレスから解放されるでしょう。
結果として、情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーも防ぎつつ、より重要な業務に集中できる時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても誰でも簡単に設定できます。
ぜひこの機会に面倒な手作業をなくして、業務をもっとスムーズに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとMemを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックで早速スタートできますよ！
BoxとMemのAPIを連携させることで、二つのツール間の情報連携を自動化できます。手作業による手間やミスを削減し、業務の効率を向上させましょう。
ここでは、具体的な自動化例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxの指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされるたびに、そのファイル名や共有リンクといった情報をMemの新規Noteに自動で記録する基本的なフローです。
<span class="mark-yellow">ファイル情報を手作業で転記する手間がなくなり、記録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーも防ぐことができる</span>ため、チーム内での情報共有が迅速かつ正確なものになるでしょう。
Boxに請求書や契約書などの画像ファイルやPDFがアップロードされた際に、OCR機能を用いてファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容をMemの新規Noteとして保存するフローも用意されています。
<span class="mark-yellow">手作業での文字起こしや重要な情報の抜き出し作業が不要になるため、データ入力にかかる時間を削減し、情報の検索性も向上</span>させることが可能です。
ここからは、BoxとMemを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、MemでNoteを作成する」テンプレートを使ってフローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するBoxとMemのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Boxのマイアプリ登録
Boxが追加されていることを確認してください。
② Memのマイアプリ登録
マイアプリ画面にMemも追加されていれば、このフローで使用するアプリの登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、各アクションで取得したアウトプットをMemに自動登録可能となります！
次は、トリガーアクションでは取得できていない詳細なファイル情報（共有リンクなど）を取得するオペレーションの設定です。
【Tips】
このようにアウトプットを活用することでBoxの最新のデータをその都度Memへ登録可能となります。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じデータが登録されてしまうので注意が必要です。
それでは、MemにNoteを作成しましょう。
取得した値＝先ほど取得したアウトプットを挿入した部分は変動値、テキスト直接入力の箇所は固定値となります。
画像のように両方をおりまぜ、Noteの内容を自由に作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Boxの指定したフォルダにファイルをアップロードし、そのファイル情報が自動的にMemの新規Noteに記録されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
BoxやMemのAPIを活用することで、ファイル管理やナレッジ管理を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Boxの自動化を導入することで、ファイル共有や情報整理の手間を減らし、業務をスムーズに進められます。
たとえば、BoxにアップロードされたファイルをSlackへ転送すれば、チーム全員が迅速に共有可能です。さらに、BoxとOneDriveを連携すれば、ファイルの二重管理を防ぎながら安全にバックアップができます。PDF生成や文字起こしを組み合わせることで、営業資料や議事録を効率的に活用できる点も魅力です！
Memでの自動化は、日々のナレッジ管理や顧客データの整理に大きな効果を発揮します。
Google スプレッドシートで追加されたデータをMemに自動登録することで、最新情報を常に参照可能に。BASEやフォームと組み合わせれば、商品情報や顧客情報を効率的に記録できます。
さらに、LINEやSlackと連携することで、コミュニケーション内容をそのままMemに保存し、チームのナレッジを体系的に蓄積できます！
BoxとMemの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">Boxへのファイルアップロードを起点としたMemへの記録作業を効率化し、ヒューマンエラーを防げます。</span>
担当者は情報の記録や共有といった定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のファイルだけを連携対象にできますか？
A：ミニプラン以上で利用できる「分岐」オペレーションを使うことで、設定した条件に当てはまるファイルだけをMemのNoteに記録することが可能になります。
ファイル名に「契約書」や「重要」を含む、特定の作成者であるなど、複数の条件を組み合わせることもできるため、不要なNoteの作成を防げるでしょう。
参考：「分岐」の設定方法
Q：BoxへのアップロードからMemへの反映までタイムラグはありますか？
A：Boxの指定したフォルダにファイルがアップロードされると、トリガーとなるWebhookの通知が送信されます。
ファイル情報はほぼリアルタイムでMemに反映されますが、ファイルのアップロードから通知が送信されるまでに1分ほどかかる場合があります。
Q：複数のファイルを一度にアップロードした場合、Noteはどのように作成されますか？
A：それぞれのファイルに対してNoteが作成されます。
同時にアップロードしたファイルがリストとして取得されることや、特定のファイルだけが検出されることはありません。
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